Az év végén pár gondolat a felszolgálókról.

Úgy gondoltam, érdemes lenne egy pár szót ejteni a felszolgálókról. No, nem az éttermiekről - bár ők is megérnének egy posztot - hanem azokról, akik a rendezvényeinken dolgoznak. Előzetesen felhívnám a figyelmet, hogy nem egy party service szolgáltatásairól, vagy egy helyszín adottságairól felszolgálóiról írnék, hanem évek alatt összegyűlt tapasztalatokról, tényekről, amit vendégként és rendezvényszervezőként is megtapasztaltam....
A rendezvényünk lehet egy olyan helyszínen, ahol saját vendéglátás üzemel, vagy egy "csupasz" helyen, ahová a négy falon kívül mindent vinni kell, így a vendéglátást is, amit, ugye, egy preferált party service biztosít. Mind a két féle rendezvényt millió egyeztetés, helyszínbejárás, kölcsönös garanciák, levélváltások tömkelege előzi meg. A vendéglátást, Ügyfelünk és vendégei szempontjából optimálisan megtervezett büféasztalok, kifogástalan menük, csillogó étkészletek, evőeszközök, látványos dekoráció jellemzi. Ekkor egy fontos dolog: kik lesznek a felszolgálók, akikkel vendégeink közvetlen érintkeznek?

Manapság a helyszínek, szállodák, catering cégek költséggazdálkodási szempontok miatt nem rendelkeznek állandó, megfelelő létszámú személyzettel; ennek pótlását munkaerő kölcsönző cégekkel biztosítják. A helyszínek, party service cégek megpróbálnak törekedni arra, hogy általában ugyanazokkal az emberekkel dolgozzanak, a gyakorlatban ez sajnos gyakran nem sikerül. Jó, ha tisztában vagyunk a ténnyel, hogy a "kölcsönzött felszolgálók" többségének semmi köze sincs a vendéglátáshoz, csupán voltak néhány rendezvényen és többnyire (sajnos megélhetési) kényszerből dolgoznak. A kollégák jó esetben "alakítható" főiskolások, egyetemisták kevésbé szerencsés esetben - éppen álláskeresők. A rendezvényszervezők többségét vagy nem érdekli, vagy nem foglalkoznak ezzel a ténnyel, vagy nem is tudnak róla - lévén nem vendéglátósok (nem dolgoztak még a vendéglátásban, szállodaiparban, nincsenek tisztában az előkészítő- és háttérmunkálatokkal). Egyébként sajnos, ez utóbbi a jellemzőbb. Ahol eddig vendégként voltam - úgy egy kicsit könnyebb - mindig találkoztam fölöslegesen rohangáló, vagy éppen megbújva ácsorgó, tálcával egyensúlyozó, imbolygó zsonglőrökkel, akik számolatlanul ejtik el a poharakat, borotválatlan, hamutartó leheletű felszolgálókkal. A büféasztal (svédasztal) ételeiről általában fogalmuk sincs, épp úgy az italokról. A vendégekkel folytatott kommunikációjuk kimerül a "nincs; elfogyott; nem tudom" szófordulatokkal. Szóval, ez mindenképpen olyan részlet, amivel foglalkozni kell....  Mit is tudnék javasolni? Hát vissza az alapokhoz:

• az egyeztetésekkor föltétlen térjünk ki a személyes higiéniára, ezzel kapcsolatos elvárásainkra;
• a vendéglátást dohányzó szakmának tartják, ennek ellenére kérjük meg a szolgáltatót, hogy  a rendezvény ideje alatt a munkatársak mellőzzék a dohányzást;
• kérjük meg a szolgáltatót, hogy ismertessék a rendezvény étel- és italválasztékát a felszolgálókkal;
• mindenképpen szakítsunk időt arra, hogy ott lehessünk a rendezvény előtti eligazításon. Itt főleg az elvárt vendégkommunikációt ismertessük;

Ezzel a néhány lépéssel még jobban biztosíthatjuk a rendezvényünk zavartalanságát. Nem biztos, hogy konfrontációmentesen megússzuk, de megéri:)!

Hortobágyi Csárda tapasztalatok

Nem nagyon szoktam mostanában éttermi észrevételeket, kritikákat írni; most úgy éreztem megteszem.
A hosszú hétvégén, amikor útra kel az ország, családommal a Hortobágyon keresztül utaztunk. Pontosan ebédidő lévén, adta magát a program, - hátha egyszer rendezvényekre is sor kerül itt - hát ebédeljünk meg. Egyszer már jártam a Csárdában, halvány emlékképeim vannak egy gulyásleves - lekváros bukta ebédről. Befordulva a Csárda mögötti parkolóba, majd a csárda elé sétálva túl nagy csend fogadott....sehol egy tábla, semmi tájékoztatás, hogy az ország egyik klasszikus helyén volnánk, amiről szerintem említés szinten mindenki hallott már. És akkor megéreztem, egy hazai étterem közelségét hamisítatlanul indikáló, az igazi magyaros ételszagot. De hol a bejárat? Ajtó mellett egy pici tábla, ami a nyitvatartásiról tájékoztat, hát itt lehet.

Benyitottunk. Vendégekkel harmad-tele helyet kell elképzelni, hagyományos csárdai székekkel, asztalokkal, frissen felújított hely, makulátlan tisztaság, ami jellemezte a később felfedezett mosdókat is. Távolságtartó köszönés a felszolgáló részéről (összesen hárman voltak), "hová ülhetünk - bárhová" párbeszéd után helyet foglalunk, ahol nekünk tetszett. Zene nem volt. De semmilyen.....
Megkaptuk az étlapot. Hát, az egyik leghangulatosabb ételneveket és magyaros kompozíciókat tartalmazó remekművet tarthattam a kezemben. Ízelítő 1-2 elnevezésből:
"Tárkonyos, mustármagos szürkemarharagu-leves"
"Mangalicahasé vajas tésztában tejszínes, paprikás mártással, kapros liptói túróval"
"Grillezett füstölt csülök, tejfölös, fokhagymás juhtúróval, hamuban sült burgonyával"
"Almás lepény bodzamártással"
Jók, nem? Az elnevezések egyszerűen lenyűgöztek. Én 'pontyhalászlevet' kértem, utána egy 'rókagombás mangalicapörköltet, juhtúrós galuskával'. A halászlé megérkezett, tálalása - kis bogrács - állaga rendben volt, kellően sűrű. Az egy darab pontyszelet is elég volt. Az íze nekem talán egy picit sós volt, de ettől eltekintve mindenképpen a hazai éttermi halászlevek picit az átlaga fölötti fogásról beszélünk. Sajnos itt meg kell említeni, hogy nem volt kellően meleg, pedig a halászlé forrón jó! Visszaküldtem, de még akkor sem sikerült gőzölgővé hevíteni. Így járt feleségem is a szürkemarharagu-levessel, ami egyébként kitűnő volt. A pörkölt szintén őrizte a "sós hagyományokat" de ettől és a hőmérséklettől eltekintve finom volt. A hőmérséklet-probléma egyébként végig kísérte az ebédet. Nem voltak elég melegek az ételek, a köreteket kifejezetten hidegek találtuk - sajnos. Vagy hideg tányérra tálalt a séf, vagy a tálaló pult melegítője nem működött... ki tudja. Desszertet nem ettünk, mert idő közben félig megtelt az étterem, ennek megfelelően a felszolgálás is belassult és nekünk mennünk kellett.

Összegezve, jó helyen voltunk. Rendezvényekre még szerintem nem alkalmas. Egy friss nyitás utáni nehézségeket érzékeltem - felszolgálás, zene hiánya, ételek hőmérséklete - amelyek reményeim szerint javulnak majd. Mindenképpen visszamegyünk, mert a Hortobágy hangulata azért utánozhatatlan!

Év végi rendezvények - naptár kiértékelés

A legtöbb rendezvényszervező cég életében, így a nálunk is kiemelt időszak az év vége. Céges rendezvények, évértékelők, partnertalálkozók remek időpontjai. Az évek gyakorlatának megfelelően a legkeresettebb időpont a december 24-e előtti hét pénteki, illetve szombati. napja. Ebben az évben ez december 16-ra és 17-re esik. A rendvényhelyszínek többsége ilyenkor már "sokadik opciósan" foglalt. Nem volt ritka, hogy egyes helyszínekre augusztus közepén csak 5. vagy 6. helyre kaptunk opciót, azaz, azon a helyen voltunk a várakozási listán. Ez azonban sok esetben nem komoly, hiszen a rendezvényszervező cégek számos esetben még a konkrét megkeresés előtt befoglalnak, hogy ajánlattételkor biztosítsák a megfelelő helyszínválasztékot...legalább is ideiglenesen. Ki merem jelenteni, hogy többnyire fölösleges.

Az utóbbi években ugyanis, jellemzően kitolódtak a döntési határidők. A szerződések az eseményhez lehető legközelebbi időpontban kerülnek aláírásra, ebből következően az előlegek sem indulnak el, nem kerülnek előbb a helyszínhez. És az opciók lejárnak... Azt meg ugye, kevesen merik bevállalni - nem is hallottam igazán még ilyet - hogy saját forrásból, megrendelés nélkül kötnek szerződést,  előlegezik le a rendezvényhelyszínt.
Tehát, a december 16-ra, vagy 17-re tervezett rendezvényünk helyszíne nagy valószínűséggel még szabad. Ezt a kijelentésemet október első hetében már nem merném ilyen határozottan megismételni:).
Preferált dátumok még a december 6-i hét és a december 13-hét napjai, talán a vasárnap-hétfő-keddek kivételével. Jellemző, hogy a helyszínek ilyenkor kiemelt árakkal dolgoznak, mind a helyszínbérleti díj, mind egyéb szolgáltatások (catering, technika, dekor) tekintetében. Érdemes lehet a tervezet rendezvénynek korábbi időpontokat is megvizsgálni, rendezvénytípustól függően kompromisszumokat kötni, hogy a rendezvényből a legtöbbet hozhassuk ki. Ebben mi biztos partnerek vagyunk:).

Hol is tartanak most a rendezvények?

Nyár van, legalább is a naptár szerint. A nyár elején már kiadtunk egy pár ajánlatot rendezvényekre, de a rendezvényszervezés még nem kezdődött, nem kezdődhetett még el. Augusztus 20-ig tartanak általában a szabadságok, majd mikor mindenki visszaért, akkor porolódnak le a pár hónappal korábban kért ajánlatok.

Véleményem szerint nem árthat azonban néhány olyan rendezvényre odafigyelni, melyek 1,5-2 hónap múlva lehetnek aktuálisak. Ilyen rendezvények a kisebb konferenciák, szimpóziumok, szemináriumok, továbbképzések, vagy esetleg az őszre tervezett családi napok és csapatépítések. Elsősorban a helyszínek miatt ajánlott, hogy kezdjünk mozgolódni. Az utóbbi években alkalmazkodnunk kellett ahhoz, hogy a rendezvényekről általában az utolsó pillanatok egyikében születnek döntések. Erre rendezvényhelyszínek - főleg a szállodák - azt találták ki, hogy bevezetik a "First comes – First served" rendszert, azaz nincsenek opciós várakozó listák, hanem az a rendezvényszervező kapja meg a helyszínt az adott dátumra, aki előbb szerződik, illetve előbb fizeti ki az előleget. a rendszer mindenképpen csökkenti a helyszínek "két szék között a padló" kockázatát, ugyanakkor több munkát ad a rendezvényszervezőnek, mert több alternatív helyszínt kell keresni. Azt a tényt, hogy a helyszín alkalmazza-e ezt a rendszert, mindenképpen el kell mondani az Ügyfélnek, hiszen nagyon kellemetlen lehet, ha a döntés pillanatában már elvitték a helyszínt.
Hogy ezt kiküszöböljük és Ügyfelünknek ne okozzunk kellemetlenséget, persze van pár alkalmazható módszer.
Nem ritka, hogy az év végi és karácsonyi céges rendezvényekre már augusztus végén adunk ajánlatot. Ekkor még ugyan nem késtünk el semmivel, de ha biztosra akarunk menni, már most le kell foglalnunk a helyszíneket és a fellépőket.
Tipp 1: jó zenekart december kiemelt időpontjaira már nagyon nehéz találni november elején;
Tipp 2: a legjobb stand up fellépőket decemberre már szeptemberben le kell foglalni;
Tipp 3: mi ezeket meg tudjuk oldani:)

Muszaka (Musaka, Moussaka), rendezvényeken és otthon

A muszaka egyre népszerűbb az itthoni éttermekben és már egyre több rendezvényajánlatban is látom. Gyakorlatilag görög rakott padlizsán darált bárányhússal. Így azonban elég megosztó étel, ezért elég sok változata létezik. Sokat böngésztem, amint megtaláltam ezt a receptet egy cipruson dolgozó barátom segítségével. Egyik rendezvényen ezt a muszakát javasoltam és mondhatom, igen nagy sikere volt.
Az elkészítése nem túl bonyolult, viszont valamennyi főzési jártasságot biztosan igényel. Mindenképpen javaslom kipróbálni.

A muszaka hozzávalói:

3 nagy padlizsán, vagy cukkíni (lehet vegyesen is);

0,5 dl olíva olaj;

1 evőkanál vaj;

0,5 kg darált marhahús (marhacomb, vagy ha könnyebb ételt szeretnénk, használjunk darált pulyka felső combot);

só, bors ízlés szerint;

2 db közepes méretű vöröshagyma apróra vágva;

1 gerezd fokhagyma;

1/4 teáskanál őrölt fahéj;

1/4 teáskanál őrölt szerecsendió;

3 evőkanál vágott friss petrezselyem;

1 doboz (140g) sűrített paradicsom;

1 dl száraz vörösbor;

1 felvert tojás;

30 dkg reszelt sajt;

A besamel (bechamel) mártáshoz:

5 dl tej;

2 evőkanál vaj;

6 evőkanál liszt;

Só, fehér bors ízlés szerint;

1/4 teáskanál őrölt szerecsendió;

Az elkészítés:

1. Az étel elkészítéséhez használhatunk padlizsánt (az eredeti görög recept szerint), vagy cukkinit, esetleg vegyesen (franciás változat). Karikázzuk a zöldséget kb. ujjnyi vastag darabokra, sózzuk, majd fektessük pár percre nedvszívó papírra és engedjük, hogy levet eresszen. Ne túl sokáig, mert nem célunk, hogy teljesen elveszítse a nedvességtartalmát. Kenjük be a szeletek mind két oldalát olíva olajjal, majd fektessük egy lapos tepsibe és a tűzhelyünk grill fokozatán grillezzük arany barnára. (Valószínű kétszeri alkalomra tudjuk majd az összes zöldséget előkészíteni.)Ha nincs mód grillezésre, nagy teflon serpenyőben is megpiríthatjuk a zöldségeket, viszont ekkor lényegesen több olajat szív fel és nehezebb lesz a kész étel;

2. Egy nagy serpenyőben olvasszunk vajat, tegyük rá az apróra vágott hagymát és fokhagymát, rövid ideig pároljuk, majd tegyük bele a darált húst forgassuk át, picit pirítsuk meg. Szórjuk meg fahéjjal, szerecsendióval és a vágott petrezselyemmel is. Adjuk hozzá a sűrített paradicsomot és a vörösbort, fedjük le és pároljuk 15-20 percet. Ez után vegyük le a tűzről és hagyjuk kihűlni, majd keverjük hozzá a felvert tojást;

3. A besamel mártáshoz olvasszuk a vajat egy közepesen mély edénybe, adjuk hozzá a lisztet, majd a tej felét. Kis habverővel keverjük simára. Közepes lángot használjunk, keverjük gyorsan a mártást, mert könnyen odaéghet és ha nem vagyunk elég gyorsak, könnyen csomós is maradhat. Adagoljuk folyamatosan a másik adag tejet, míg „puding sűrűségű” nem lesz. Sózzuk, borsozzuk ízlés szerint és hozzáadjuk a sajt 1/3-át amivel simára keverjük;

4. A muszaka összeállításához használjunk egy mélyebb tepsit, vagy üvegtálat. (Többször is ismételhetjük a rétegeket, én egyszer szoktam.) Osszuk a grillezett zöldséget 3 részre, tegyünk két részt az edény aljára, majd halmozzuk rá és terítsük el egyenletesen a ragut. Szórjuk a tetejére a sajtot, majd tegyük rá a maradék zöldséget. A megmaradt zöldséglevet mindenképpen öntsük rá! Kanalazzuk a tetejére a besamelt, simítsuk el és nagyon vékonyan hintsük meg szerecsendióval;

5. Tegyük be a sütőbe (kb. a sütőtér közepére) és 175 fokon süssük kb. 40 percet, míg a besamel nem kezd el barnulni;

6. Tálalás.Sokan főtt burgonyával tálalják én azonban forró pirítóst, vagy a boltokban kapható félkész baguette-t, zsömléket javaslok frissen, arany barnára sütve a muszaka mellé;

A jó rendezvényajánlat készítése

Pár bejegyzéssel korábban már írtam arról, hogy a rendezvényszervezés során hogyan jutnak el hozzám az ajánlatkérések, illetve pár szóban írtam egy fiktív rendezvényre szóló ajánlatkérésről is- ami sajnos nem ritka.
Most inkább arról szólnék, hogy szerintem milyen is a jól elkészített rendezvényajánlat?
Jó pár évvel ez előtt az volt a trend, hogy az ajánlat mindent tartalmazzon, azaz:

• jó terjengősen a helyszínek leírása;
• a vendéglátásra árkategóriánként legalább három menü;
• kiegészítő vendéglátó szolgáltatások és látványelemek, illetve ezek részletes leírása;
• fellépő és egyéb műsorötletek részletezése;
• több oldalon átívelő, költségtáblázatok.

Nem ritkán az ajánlat végén olvashattuk még a cég történetét, munkatársait és referenciáit is.....Ha mindenből legalább három különböző ajánlatot adunk, akkor így, nem ritkán közel 80 oldalas, "rendezvény regényt" nyújthattunk át Ügyfelünknek.

Tapasztalatom szerint az ajánlattal szembeni igények megváltoztak. A rendezvényajánlatnak tömörnek, célratörőnek és átláthatónak kell lenni. Aki cégen belül megkapja a rendezvény lebonyolítását, igen kevés ideje marad az összes beérkezett ajánlat részletes átnézésére. Egy jobb kép beszúrása néhány mondattal többet érhet egy igen részletes leírásnál. Legtöbb esetben a helyszíneknek van honlapja, aminek célszerű mellékelni a linkjét.
A vendéglátás ajánlathoz is elégséges lehet kategóriánként egy menüsor, ami a tervezett rendezvény jellegéhez igazítunk. Szerintem az ajánlatkérő ritkán olvas végig árkategóriánként három menüsort... A kiegészítő látványelemeket is elég pár szóban felsorolni és persze néhány jó képet mellé tenni.
Az ajánlott műsorokat is tömören foglaljuk össze, kerülve az elnyert díjakat és az elmúlt 5 év rendezvényfellépéseinek a részletes listáját, vagy a kiadott lemezek felsorolását...
Az elkészült ajánlat sokkal jobban "él", ha olyan képeket választunk, ami a potenciális helyszínt, rendezvény közben mutatja, megterített asztalokkal, színpaddal, dekorációval és személyzettel.
A rendezvényajánlat legfontosabb része a költségtáblázat. Ennek átláthatónak és korrektnek kell lennie. Az ajánlatadási stádiumban nehezen lehet olyan költségtáblázatot készíteni, ami "fillérre" megmutatja, hogy a rendezvény pontosan mennyiből valósítható meg. Változhat még a létszám, ki kell választani a menüt, a műsort, a technikai igényt meg kell határozni és még sok mást. Ezért célszerű úgy elkészíteni a költségvetést, hogy az ajánlatkéréshez legjobban igazodjon - így lesz ugyanis összehasonlítható a rendezvényre érkezett
többi ajánlattal. Ide viszont minden, Ügyfelünk által kevésbé ismert és a bekérésben nem szereplő költséget is célszerű beírni (energiaköltség, kitelepülési költségek, dekorációs költségek, útiköltségek, fellépők külön igényei..stb).
Ha az ajánlatot érdekesen, a lényegi dolgokra koncentrálva, rövidebben állítjuk össze, biztosan lesz alkalmunk személyesen is prezentálni, ahol bemutathatjuk még a sok-sok lehetőséget, ötletet, amivel színesíthetjük az adott rendezvényt.

MIX Club-Bar-Restaurant, egy különleges rendezvényhelyszín

Hol is van pontosan? Az Eiffel téren, a Nyugati pályaudvar mellett (A posta és a Nyugati között.) Adottságai egyedülállóak. Aki új, trendi helyszínt keres a rendezvényének, az jó eséllyel megtalálta. A legváltozatosabb rendezvények megszervezésére alkalmas: a különféle divatbemutatókon keresztül a céges partnerrendezvényeken át egészen a kisebb szimpóziumokig. Három részből áll: a klubból, a bárból és az étteremből - mint ahogy a neve is mutatja. A bár és az étterem egy légtér, a klubnak külön bejárata van. Mindegyik helység jól alakítható, átrendezhető.

Technikailag elég jól felszerelt, de persze arra is van mód, hogy a helyi technikai vezető segítségével többletfelszerelést rendeljünk. A személyzet hihetetlenül együttműködő és segítőkész. Ha hirtelen nincs ötlet azonnal, azt megoldják hamarosan.
Amire rendezvényszervezés szempontjából viszont érdemes figyelni, az a belső dizájn részét képező, élére állított plazma tévék...elég sok van belőlük és egy vezérlőről mennek. Itt a rendezvényszervező nem lehet elég okos. A rendezvény grafikai és egyéb anyagát - persze már ha használni szeretnénk a plazmákat - célszerű a technikai igazgató útmutatásai alapján elkészíttetni!  Nem szabad gondolkozni alternatívákon, mert csak fölösleges fejfájást okozunk magunknak - ez tapasztalat! A rendezvény előtt mindenképpen időben próbáljuk ki az elkészült prezentációt és grafikát, hogy szükség esetén még módosítani tudjunk rajta.

Ami az utóbbi évek egyik legkellemesebb élményét adta viszont, az a konyha. Eleve biztató, hogy a konyhában nincs mikró - mint ahogy az egyik felszolgáló udvariasan megjegyezte. Kivételesen meghívottként, volt alkalmam végigkóstolni a fogásokat. Az ételek a megfelelő hőmérsékleten voltak; a tálakat, meleg ételeket, desszerteket ízlésesen dekorálták. A büféasztal nem volt roskadásig megrakva, viszont - ami nagyon tetszett - folyamatosan frissítették. Az ízvilág is egyedülálló a rendezvényes vendéglátásban. Nem a már rendezvényeken megszokott, melegítőből kivett, picit egyen ízű fogásokat kóstoltam, hanem bizony frissen készült, gondosan fűszerezett, igényes menüsort ízlelhettem végig. Azokkal a rendezvényhelyszínekkel összehasonlítva, ahol saját meleg konyhát visznek mindenképpen az élmezőnyben végez a MIX. (A rendezvényre való kitelepülések persze más kategória, ott különlegesebb elvárásoknak kell megfelelni.)

Parkolás az irodaház parkolójában oldható meg, ezzel kapcsolatban mindenképpen érdemes a helyi rendezvényszervező tanácsát kérni.
Mindenképpen ajánlom, rendezvénytípustól függően sokat kell dolgozni, egyeztetni, de megéri.

Rendezvény a Residence Ózonban

Kipróbáltuk, sokat dolgoztunk vele, nagyon sikeres rendezvény lett. Ebben a szállodának és a személyzetének elég nagy érdeme van. A Hotel Ózon elég régóta létező szálloda, viszont átépítve, átlényegítve és Residence Ózon Mátraháza néven múlt év decembere óta nyitott újra. Tehát új a szálloda. A rendezvényszervezőnek mi a fontos:

• az Ügyfél elképzeléseinek és az adott rendezvény szükségleteihez a lehető legmegfelelőbb legyen;
• a szobáknak kényelmeseknek kell lenniük, szép kilátással;
• a vendéglátása választékában és minőségében kiemelkedjen az átlagból; 
• különtermei jól felszereltek és variálhatók legyenek; 
• álljanak rendelkezésre alternatív  programlehetőségek;
• jó megközelítés (Budapesttől elfogadható távolság, jelen esetben 85 km) és parkolási lehetőség;
• ami gyakorlatilag a Residence Ózon védjegye is lehetne: a rendkívül segítőkész, udvarias és jól képzett személyzet, valamint az ennek köszönhető családias hangulat;
• nem utolsó sorban kedvező árak, illetve ár-érték arány.

Nos, a fenti alapelvárásoknak  a Residence Ózon Mátraháza teljes mértékben megfelel. Az írásaim nem arról szólnak igazán, hogy különböző rendezvényhelyszíneket reklámozzak, de a figyelemreméltóbb helyeket szerintem érdemes megjegyzem és ez a szálloda mindenképpen az.
Konferenciáknak, szimpóziumoknak, partnertalálkozóknak biztosít kényelmes, nyugodt helyszínt, jól felszerelt termeket, családi napokat lehet tartalmasan megtartani megannyi rendelkezésre álló és hozott programlehetőséggel, csapatépítések remek helyszíne, melynek lényeges eleme lehet az aktív pihenés.
Amit mindenképpen meg kell említenem, hiszen a rendezvényszervezés során napi kapcsolatban vagyunk: a nagyon profi értékesítés:).

Ajánlatkérések és egyéb jelenségek

Mi is történik, ha ajánlatkérést kapok egy rendezvényre? A legtöbb esetben ezt egy telefonhívás előzi meg, amikor is reménybeli Ügyfelem röviden elmondja, hogy honnan hallott a cégünkről, esetleg ki ajánlotta és milyen típusú rendezvényre szeretne ajánlatot kérni és annak kezdeti paramétereit. Én közben kérdezek és buzgón jegyzetelek. Valószínű, hogy Ügyfelünk több cégtől kér ajánlatot, így a telefonon elhangzottakról kapok egy brief-et. Ez így szerintem elég profi.
Ajánlatkérés a rendezvényre érkezik a weboldalunkról is. Pár kérdésre kell csupán válaszolni a legördülő menükből, ami nem több egy percnél és a rendszer máris kézbesítette. Ebben az esetben én keresem meg telefonon az Ügyfelemet, mert a megadott alapadaton kívül még jó pár kérdésem lesz, hiszen az elképzelésekhez a legjobban alkalmazkodó ajánlatot szeretném elkészíteni.

A következő fajta rendezvény ajánlatkérés, ha olyan érdeklődés érkezik a weboldalunkról, amikor a kapcsolattartáshoz webes email címet kapok (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb). Vagy a kérés közvetlen érkezik e-mailen, webes felületről (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb), egy cég nevében (amely cégnek egyébként megtalálható a weboldala az interneten, céges e-mail elérhetőséggel), akkor abból az ajánlatból nagy valószínűséggel  nem lesz rendezvény. Ekkor különösen fontos a telefonhívás, - ha kapok telefonszámot -  amikor is kiderül, hogy mennyire komolyak az ajánlatkérő szándékai.
Pár alkalommal előfordul, hogy diákok kapnak ilyen jellegű rendezvényszervezési házi feladatot. Bizonyára az ilyen feladatokat kitaláló tanároknak fogalmuk sincs arról, hogy mekkora munka egy felelős ajánlat megírása, hány embert foglalkoztatnak hiába és hány embernek okozhatnak ezzel kellemetlenséget. Egy rövid példa az ilyen jellegű rendezvényszervezés házi dolgozatokra: 200 fős, 3 napos konferencia Debrecenben. Nos, ha az ajánlatot ki szeretném dolgozni, akkor legalább 3 szállodától kell ajánlatot kérni szállásra, termekre, vendéglátásra, technikára. Ezen a munkán szállodánként foglalkozzon egy értékesítő. A transzferre is két ajánlat a minimum, ott is egy ember foglalkozik vele cégenként. Programok estére, esetleg szállodán kívüli programok, ajándékok, nyomdai árajánlatok....stb., ami mind-mind az általunk készítendő végső ajánlat része. Amíg ezeket bekérjük, finomítjuk és összeállítjuk a kész anyagot, kb., 10-12 embert mozgattunk meg és eltöltöttünk vele egy csomó időt. A semmire. És persze nekünk kell megírni a lemondó levelet, minek nyomán a heti meetingeken az értékesítők beszámolnak, hogy miért is bukták el, az egyébként teljesen esélytelen rendezvényt. Ez egyébként egy megtörtént eset. Persze az ajánlatkérés stílusából egyből látszott, hogy fiktív rendezvényekről van szó. A diákoknak, nyilván segítettem elkészíteni a házi dolgozatot. Ezzel a kis kitérővel csupán annyit szerettem volna mondani, hogy gyakran olyan tanárok tanítják a rendezvényszervezést, akik még egy percet sem töltöttek ebben a szakmában...

Miért is lehet jó mégis a rendezvényszervező?

Vannak olyan rendezvények, amit simán meg lehet szervezni cégen belül. Egy meetingre lefoglalni egy szállodai különtermet, kávészünetet és esetleg egy ebédet rendelni hozzá csupán pár telefon és egy-két levélváltás. Ha pedig rendszeres az esemény akkor az egy rendezvényre jutó szervezési idő is lényegesen rövidebb. Más a helyzet akkor, ha egy összetettebb rendezvényről,  pl. konferenciáról, partnertalálkozóról, családi napról beszélünk, ahol több részletet és programelemet kell egyeztetni, lepróbálni, jó pár alvállalkozót bevonni, műsort, szállást, transzfert és még sok egyebet szervezni. Ekkor szerintem már szükség van a rendezvényszervezőre. Hangsúlyozom, ha rendezvényszervezőről van szó, akkor csakis tapasztalt, megbízható szakemberekről beszélhetünk.

A rendezvények megszervezését a cégeknél általában mindig egy olyan munkatárs "nyeri meg", aki gyakran 24 órát dolgozik a 8-ból, tehát a feladatai mellé nem pont a rendezvényszervezés hiányzik igazán. Saját munkájával nem tud megfelelően foglalkozni, ajánlatok bekérésére és elemzésére nem nagyon jut ideje, de a rá bízott rendezvénnyel haladni kell. Ilyenkor előfordulhat, hogy az alkudozással együtt járó konfliktushelyzetek elkerülése miatt a könnyebb ellenállás felé hajlik és talán nem a legmegfelelőbb helyszín kerül kiválasztásra, a cateringnél is találhatnánk jobbat, a dekorációról, a fellépőkről, a technikai egyeztetésről, ár-érték arányról már nem is beszélek. Ekkor már érdemes lehet rendezvényszervezői szolgáltatást igénybe venni és lehet beszélni arról a szakmaiságról és felelősségről, amit a rendezvényszervező átvállal. Abban az esetben végezzük jól a munkánkat, ha a cégnél, a megbízó munkatársat, a sikeres rendezvénnyel elismeréshez, gratulációkhoz juttatjuk.

Sok olyan ajánlatkérés érkezik, amiről már a telefonbeszélgetés első pár mondatában tudni lehet, hogy ebből nem lesz megbízás. Vagy a könyvelésnek van szüksége ajánlatokra, vagy ötletgyűjtés történik éppen. Lehet, hogy az én ötletem lesz a befutó, de a rendezvényt cégen belül szervezik meg. Érdemes átgondolni, hogy megéri-e kockáztatni? Tényleg nyer-e a cég azzal, ha nem vesz igénybe rendezvényszervezőt? A rendezvényszervező sok esetben jobb árakat ér el a szolgáltatóknál, alvállalkozóknál, így a szolgáltatás gyakorlatilag nem drágítja a rendezvényt, a színvonal, a siker garantált és persze a felelősség is a miénk.

Sok függ ám a helyszíntől is

Mikor hozzálátunk az adott rendezvény megszervezéséhez, talán a legnagyobb kezdeti kihívás, a megfelelő helyszín kiválasztása. Ez persze nagyban függ  a rendezvény típusától, de gyakorlatilag mindig körültekintően figyelembe kell venni a következőket, ha már megtaláltuk az ideális helyszínünket:
- Hol is van a helyszín, milyen a megközelíthetősége? Parkolási lehetőség van-e?
- Mennyibe kerül? Ez bizony érzékeny pont és legtöbbször ez dönti el, hogy alkalmas lesz-e a helyszín. Ha van terembérleti díj, fontos, hogy mi van benne (bútorok, technika, energiaköltség, takarítás, ruhatár, mosdók használata, fűtés, esetleg színpad, ki- és bepakolás időtartama). Szerintem súlyos hátránnyal indul az a helyszín, aki magas bérleti díjat kér és az nem tartalmazza a felsorolt tételeket, vagy egy részét. Tapasztalat, hogy legjobb ár-értéket a szállodák nyújtják, különösen akkor, ha a rendezvény szobafoglalással is jár.
- Milyen kizárólagos szolgáltatók vannak a helyszínen? Ide első sorban a vendéglátás, a technika és a dekoráció vállalkozóit sorolnám. Nem nagyon szokott ezzel gond lenni, csak akkor, ha megszoktunk már egy céggel, vagy cégekkel dolgozni és nem szívesen váltunk. Járt utat a járatlanért.... Ekkor jön a lelépési díjról való egyezkedés. (Kivéve a szállodák, mert ott nincs is esély külsős céget bevinni....mondjuk meg őszintén, nincs is rá szükség.)

- Milyen programok vihetők be? Itt elsősorban a helyszín biztonsági előírásait kell egyeztetni a rendezvény tervezett programjával.
- A legtöbb rendezvénynek jelentősebb energiaigénye lehet. Itt meg kell vizsgálni, hogy a ház mit és mennyiért tud biztosítani.
- A rendezvényszervezés szempontjából igen fontos, hogy a rendezvényünk időpontjához képest mennyi idővel előbb kapjuk meg a helyszínt (betelepülés, építés) és mennyi időnk lesz kipakolni?
- Mik a fizetési és lemondási feltételek? Ez helyszínenként igen különböző lehet. Mindenképpen érdemes egyeztetni.
- Kártérítési kötelezettségek. Szerencsére ritkán fordul elő, hogy a rendezvény ideje alatt kár keletkezik a helyszínen. Jobb ezt a bérleti szerződésben előre egyeztetni.

Rendezvény a Sofitelben

 Tipp: Nagyon sok helyszínkereső és helyszín közvetítő oldalt találunk az interneten, amelyek elég jól bemutatják a helyszínt; leírják az alapadatokat és fényképeket is találunk. Ennek ellenére semmiképpen ne ajánljunk helyszínt anélkül, hogy személyesen nem voltunk még ott és nem győződtünk meg a leírtak valódiságáról. Ajánlott még akkor is elmenni, ha már volt ott rendezvényünk és ismerjük a helyszínt.
És ez is bizony a mi feladatunk, része a rendezvényszervezői munkánknak.

Zenekarok, élőzene - biztos siker lehet

Gyakran színesítjük rendezvényeinket zenével. Elsősorban a vacsorák alkalmával élvezetes a kellemes élőzene. Zenét már hallgathatunk a vendégek érkezésekor, az étkezések alatt és természetesen a vacsorát követő műsor után is.
Érkezéskor és a vacsora alatt általában halk, könnyű zene az ajánlatos, míg az étkezést követően a hangosabb tánczene. Egy jó zenekar "érzi" a vendégek hangulatát együtt lélegzik a társasággal és ennek megfelelő zeneszámokat játszik. Sokszor előfordul, hogy a hangulat fokozódásával teljesítik a vendégek egyéni kívánságait is.

Pár dologra azonban érdemes ügyelnünk, amikor zenekart választunk és ajánlatot kérünk. Elöljáróban megjegyezném, hogy szerencsére sok jó zenész és zenekar van az országban. Talán egy kicsit a bőség zavarával is küszködünk.
Tehát, ha eldöntöttük, hogy zenekart hívunk a rendezvényre, nézzünk utána az interneten egy picit. Keressünk a zenekar weboldalán képeket, letölthető videókat,  zeneszámokat, nézzük meg a referenciákat (ezeket hívjuk is föl). Ez után nézzünk szét a fórumokon, hogy milyen információkat találunk ott. Ha a látottakat, hallottakat megfelelőnek tartjuk, jöhet az ajánlatkérés. A weblapon a legtöbbször megadják a kapcsolattartó elérhetőségeit. Leírjuk, vagy elmondjuk a rendezvényünk alapadatait (hol, mikor, kb.hány vendég részére, milyen stílusú zenét szeretnénk) és erre megkapjuk az ajánlatot. Gyakran formaválasz érkezik. Mindenképpen ellenőrizzük, hogy a megadott tiszteletdíj:

• tartalmazza-e az ÁFA-t;
• hány óra játékidőt foglal magában;
• a szállítást, utiköltséget, a  fel- és leszerelés költségét, kisegítők munkadíját tartalmazza-e?
• a fény- és hangtechnikai költség benne van-e?

Kérdezzünk rá, hogy szükséges-e gondoskodnunk a fellépők ellátásáról (étel-ital). Lehetőség szerint biztosítanunk kell egy öltözőt, valamint egy helységet, ahová szünetekben félrevonulhatnak a zenészek. Fontos tisztában lennünk a hosszabbítás lehetőségeivel és díjával, illetve a fizetési feltételekkel.
A zenekaroknál általános a 45-50 perces játékidő és az ezt követő 10-15 perces szünet. A szünetekre kérjünk gépi zenét - ezt általában nem is kell külön kérni, automatikusan kapjuk, de biztos, ami biztos, kérdezzünk rá.
Tipp: a szerződés aláírása előtt mindenképpen tartsunk helyszínbejárást, ahol a helyszín technikusa is jelen van! Kérdezzünk rá az áramvételi lehetőségre, feltételeire, a betelepülési útvonalra és arra, hogy mikor lehet elkezdeni a szerelést, illetve meddig kell befejezni a lepakolást. Fontos a hangpróbák egyeztetése is.
Ha mindezzel megvagyunk, érdemes elmenni egy olyan helyre, ahol a kiválasztott zenekarunk fellép és élőben is megnézhetjük, meghallgathatjuk a produkciót.
A fentieket betartva nem érhet minket meglepetés és biztos, hogy egy nagyon hangulatos rendezvényünk lesz.

Fingerfood a rendezvényeken

A fingerfood ételek általában egy falatként, evőeszköz nélkül elfogyasztható fogásokat jelentenek. A frissen elkészült hideg és meleg falatkákat a felszolgálók kínálják körbe tálcákon, vagy a büféasztalra vannak kitálalva. Elég gyakori, sőt, elvárható, hogy a különböző fingerfood fogásokhoz a  megfelelő mártásokat, önteteket kínáljanak, színesítve ezzel is az ízorgiát. A falatokat kézzel vesszük el a kínálótáltálcáról, vagy tálról és kistányéron, ugyancsak a kezünkkel fogyasztjuk el. A szalvétát a felszolgálóktól lapjuk, vagy a büféasztalon találunk. Ha rendezvényünkön a fogásokat felszolgálók kínálják, ajánlatos mindig mindent megkóstolni, hiszen a választék folyamatosan frissül. Kicsit olyan "mindent a szemnek" érzésünk lesz, hiszen nem vehetjük magunk elé az egész tálcát...bár nagyon szeretnénk.

A klasszikus fingerfood választéknak ezért megvannak a sajátságos korlátai is, ez pedig a mennyiség és a bőség. A rendezvényeken megszokhattuk a bőséges ételválasztékot,  ahol a rendezvényünk jellegétől függetlenül nem marad éhes vendég. A fingerfood esetében nem lehetünk ebben biztosak. Mindenkinek jut, mindenki megkóstolhat sokféle finom falatot, egyfajta gasztronómiai kirándulást tehet az ízek dzsungelében, de valószínű, hogy jutna még hely több fogásnak is. A hazai catering szolgáltatók többsége ezért azt találták ki, hogy a fingerfood választékhoz hagyományosabb, evőeszközzel fogyasztható fogásokat kínálnak. Ezzel a (magyaros)megoldással a klasszikus fingerfood-ok csupán a fogadó falatkák és a hideg-meleg előétel szerepét töltik be.
Ha viszont egy kötetlenebb koktélpartit szeretnénk, vagy egy előadás utáni könnyebb ebédet, a klasszikus fingerfood fogások utánozhatatlan, könnyed hangulatot adhatnak rendezvényeinknek.

Bizony felelősek vagyunk

Miért is pontosan? Elsősorban Ügyfeleinkért. Amikor megkapjuk a rendezvényt, nem csak egyszerűen munkát kapunk. Felelősséggel tartozunk Ügyfelünknek, akivel közvetlenül tartjuk a kapcsolatot és akinek szerepe volt abban, hogy kiérdemeljük a bizalmát. Rajta a cég szeme, őt fogják számon kérni a rendezvény sikeréért, hozzá futnak be a rendezvényszervezéssel kapcsolatos visszajelzések. Meggyőződésem, hogy akkor végezzük el tökéletesen a munkánkat, akkor lehet jó esélyünk a következő rendezvényre, ha a rendezvény visszajelzései erősítik Ügyfelünket a cégen belüli pozíciójában, nem a mi munkánkat ismerik el, hanem őt emelik ki és köszönik meg a sikeres szervező munkáját. Mi a háttérből nézzük és örülünk a sikernek.

Rendezvények, rendezvényszervezők

Szerintem erős tévhit, hogy egy rendezvényszervező vállalkozáshoz elég egy telefon és egy számítógép. Pedig sokan így képzelik el. A rendezvényszervezés ennél lényegesen összetettebb történet. Hogy a legfontosabbak közül emeljek ki néhányat:

- Nagyon jó vendéglátósnak lenni. Ismerni kell a kiajánlott menüket, vendéglátóipari trendeket, irányzatokat, hogy újabb és újabb ötletekkel lephessük meg Ügyfeleinket.

  - A szállodákban is otthonosan kell mozognunk. Tisztában kell lenni a szállodai értékesítési fogásokkal, hogy a legjobb árat és szolgáltatásokat érhessük el Ügyfeleinknek.
- Protokollismeret szinte kötelező! Hasznos és praktikus ötleteket adhatunk ezzel kapcsolatban.
- Szükséges néhány alapismeret a technikai berendezésekről, amit kiajánlunk, kiajánlhatunk.  Illetve arról a cégről is tájékozódni kell, akiktől ezeket béreljük (megvannak-e az engedélyei, milyen az eszközparkja)
- Élő kapcsolatokkal kell rendelkezni a fellépő művészekhez, előadókhoz, együttesekhez. (Sajnos nekem nem mindig vannak jó tapasztalataim a műsorközvetítő cégekkel kapcsolatban....)
- Ismerni kell egy csomó helyszínt. Ha sokat ismerünk, még többet kell bejárnunk. Fontos alapszabály: nem ajánlunk ki olyan helyszínt, ahol még nem voltunk személyesen.
- Járatosnak kell lenni a rendezvényekhez kapcsolódó jogszabályokban, előírásokban, rendeletekben.
- Pénzügyi és számviteli ismeretek. Hát ezek megléte nélkül egyszerűen nem nagyon volna szabad például ajánlatot kiadni...
- Kitűnő értékesítőnek kell lenni. Talán ez a legfontosabb. A rendezvényszervezés sikere a kifinomult ügyfélkapcsolati munkán alapul. Nagyon fontos, a kiváló kommunikációs képesség.
- Nélkülözhetetlen a tapasztalat. Bizony ám! Aki részt vett már egy pár rendezvényen, az még nem igazán nevezhető tapasztalatnak. Jó néhányan vágnak így bele egy vállalkozásba és adnak ki szakmai szemmel vállalhatatlan ajánlatokat.....
Amit felsoroltam, csak néhány elemi dolog, amivel egy felelős rendezvényszervezőnek rendelkezni kell.

Első bejegyzés...

Rendezvényszervezés. Sokat hallott kifejezés, ami a legtöbb embernek legtöbbször hasonlót jelent. Ami először az eszünkbe jut egy rendezvényről, az egy gyönyörű helyszín, szépen megterített asztalok, csillogó evőeszközök. Ideális fények a teremben, halk háttárzene, friss levegő, ígéretesen felszerelt, látványos színpad. A fal mellett a megterített büféasztal pompás fogásokkal. A felszolgálók két sorban állva várják a vendégeket frissítőkkel és fogadó falatkákkal.....majd megérkezik az első VENDÉG és elkezdődik a rendezvény.
A hozzám forduló, leendő rendezvényszervezőknek gyakran elmondom, hogy ez már gyakorlatilag a jutalom. A rendezvényszervezői munka gyümölcse, ami a leglátványosabb része a tevékenységünknek.
A legtöbben úgy képzelik el, hogy a rendezvényszervezéshez nem kell különösebb képzettség, gyakorlat, hiszen menet közben, simán meg lehet tanulni mindent. A népszerű TV sorozat nagyasszonya nem győzi a munkát, tömegével érkeznek hozzá a megrendelések és amikor nem ér rá, gyakorlatilag bárki helyettesítheti. Ennyi lenne az egész?
A hozzám érkező önéletrajzok 90%-ból kiderül, hogy nem csak rendezvényszervezési tapasztalata nincsen, de még rendezvényen sem volt a bátor jelentkező. Nagyon ritka az olyan kolléga, aki meglévő kapcsolatrendszerrel és rendkívül jó kommunikációs képességekkel rendelkezik, valamint egyedülálló ötletei vannak egy rendezvény megvalósítására...
A következő bejegyzésekben különböző tapasztalatokat írok le a rendezvényszervezői munkáról és különféle  rendezvényekről. Remélem hasznos lesz.