2011. szeptember 5., hétfő

Év végi rendezvények - naptár kiértékelés

A legtöbb rendezvényszervező cég életében, így a nálunk is kiemelt időszak az év vége. Céges rendezvények, évértékelők, partnertalálkozók remek időpontjai. Az évek gyakorlatának megfelelően a legkeresettebb időpont a december 24-e előtti hét pénteki, illetve szombati. napja. Ebben az évben ez december 16-ra és 17-re esik. A rendvényhelyszínek többsége ilyenkor már "sokadik opciósan" foglalt. Nem volt ritka, hogy egyes helyszínekre augusztus közepén csak 5. vagy 6. helyre kaptunk opciót, azaz, azon a helyen voltunk a várakozási listán. Ez azonban sok esetben nem komoly, hiszen a rendezvényszervező cégek számos esetben még a konkrét megkeresés előtt befoglalnak, hogy ajánlattételkor biztosítsák a megfelelő helyszínválasztékot...legalább is ideiglenesen. Ki merem jelenteni, hogy többnyire fölösleges.


Az utóbbi években ugyanis, jellemzően kitolódtak a döntési határidők. A szerződések az eseményhez lehető legközelebbi időpontban kerülnek aláírásra, ebből következően az előlegek sem indulnak el, nem kerülnek előbb a helyszínhez. És az opciók lejárnak... Azt meg ugye, kevesen merik bevállalni - nem is hallottam igazán még ilyet - hogy saját forrásból, megrendelés nélkül kötnek szerződést,  előlegezik le a rendezvényhelyszínt.
Tehát, a december 16-ra, vagy 17-re tervezett rendezvényünk helyszíne nagy valószínűséggel még szabad. Ezt a kijelentésemet október első hetében már nem merném ilyen határozottan megismételni:).
Preferált dátumok még a december 6-i hét és a december 13-hét napjai, talán a vasárnap-hétfő-keddek kivételével. Jellemző, hogy a helyszínek ilyenkor kiemelt árakkal dolgoznak, mind a helyszínbérleti díj, mind egyéb szolgáltatások (catering, technika, dekor) tekintetében. Érdemes lehet a tervezet rendezvénynek korábbi időpontokat is megvizsgálni, rendezvénytípustól függően kompromisszumokat kötni, hogy a rendezvényből a legtöbbet hozhassuk ki. Ebben mi biztos partnerek vagyunk:).