Ajánlatkérések és egyéb jelenségek

Mi is történik, ha ajánlatkérést kapok egy rendezvényre? A legtöbb esetben ezt egy telefonhívás előzi meg, amikor is reménybeli Ügyfelem röviden elmondja, hogy honnan hallott a cégünkről, esetleg ki ajánlotta és milyen típusú rendezvényre szeretne ajánlatot kérni és annak kezdeti paramétereit. Én közben kérdezek és buzgón jegyzetelek. Valószínű, hogy Ügyfelünk több cégtől kér ajánlatot, így a telefonon elhangzottakról kapok egy brief-et. Ez így szerintem elég profi.
Ajánlatkérés a rendezvényre érkezik a weboldalunkról is. Pár kérdésre kell csupán válaszolni a legördülő menükből, ami nem több egy percnél és a rendszer máris kézbesítette. Ebben az esetben én keresem meg telefonon az Ügyfelemet, mert a megadott alapadaton kívül még jó pár kérdésem lesz, hiszen az elképzelésekhez a legjobban alkalmazkodó ajánlatot szeretném elkészíteni.

A következő fajta rendezvény ajánlatkérés, ha olyan érdeklődés érkezik a weboldalunkról, amikor a kapcsolattartáshoz webes email címet kapok (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb). Vagy a kérés közvetlen érkezik e-mailen, webes felületről (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb), egy cég nevében (amely cégnek egyébként megtalálható a weboldala az interneten, céges e-mail elérhetőséggel), akkor abból az ajánlatból nagy valószínűséggel  nem lesz rendezvény. Ekkor különösen fontos a telefonhívás, - ha kapok telefonszámot -  amikor is kiderül, hogy mennyire komolyak az ajánlatkérő szándékai.
Pár alkalommal előfordul, hogy diákok kapnak ilyen jellegű rendezvényszervezési házi feladatot. Bizonyára az ilyen feladatokat kitaláló tanároknak fogalmuk sincs arról, hogy mekkora munka egy felelős ajánlat megírása, hány embert foglalkoztatnak hiába és hány embernek okozhatnak ezzel kellemetlenséget. Egy rövid példa az ilyen jellegű rendezvényszervezés házi dolgozatokra: 200 fős, 3 napos konferencia Debrecenben. Nos, ha az ajánlatot ki szeretném dolgozni, akkor legalább 3 szállodától kell ajánlatot kérni szállásra, termekre, vendéglátásra, technikára. Ezen a munkán szállodánként foglalkozzon egy értékesítő. A transzferre is két ajánlat a minimum, ott is egy ember foglalkozik vele cégenként. Programok estére, esetleg szállodán kívüli programok, ajándékok, nyomdai árajánlatok....stb., ami mind-mind az általunk készítendő végső ajánlat része. Amíg ezeket bekérjük, finomítjuk és összeállítjuk a kész anyagot, kb., 10-12 embert mozgattunk meg és eltöltöttünk vele egy csomó időt. A semmire. És persze nekünk kell megírni a lemondó levelet, minek nyomán a heti meetingeken az értékesítők beszámolnak, hogy miért is bukták el, az egyébként teljesen esélytelen rendezvényt. Ez egyébként egy megtörtént eset. Persze az ajánlatkérés stílusából egyből látszott, hogy fiktív rendezvényekről van szó. A diákoknak, nyilván segítettem elkészíteni a házi dolgozatot. Ezzel a kis kitérővel csupán annyit szerettem volna mondani, hogy gyakran olyan tanárok tanítják a rendezvényszervezést, akik még egy percet sem töltöttek ebben a szakmában...