2011. május 18., szerda

Miért is lehet jó mégis a rendezvényszervező?

Vannak olyan rendezvények, amit simán meg lehet szervezni cégen belül. Egy meetingre lefoglalni egy szállodai különtermet, kávészünetet és esetleg egy ebédet rendelni hozzá csupán pár telefon és egy-két levélváltás. Ha pedig rendszeres az esemény akkor az egy rendezvényre jutó szervezési idő is lényegesen rövidebb. Más a helyzet akkor, ha egy összetettebb rendezvényről,  pl. konferenciáról, partnertalálkozóról, családi napról beszélünk, ahol több részletet és programelemet kell egyeztetni, lepróbálni, jó pár alvállalkozót bevonni, műsort, szállást, transzfert és még sok egyebet szervezni. Ekkor szerintem már szükség van a rendezvényszervezőre. Hangsúlyozom, ha rendezvényszervezőről van szó, akkor csakis tapasztalt, megbízható szakemberekről beszélhetünk.


A rendezvények megszervezését a cégeknél általában mindig egy olyan munkatárs "nyeri meg", aki gyakran 24 órát dolgozik a 8-ból, tehát a feladatai mellé nem pont a rendezvényszervezés hiányzik igazán. Saját munkájával nem tud megfelelően foglalkozni, ajánlatok bekérésére és elemzésére nem nagyon jut ideje, de a rá bízott rendezvénnyel haladni kell. Ilyenkor előfordulhat, hogy az alkudozással együtt járó konfliktushelyzetek elkerülése miatt a könnyebb ellenállás felé hajlik és talán nem a legmegfelelőbb helyszín kerül kiválasztásra, a cateringnél is találhatnánk jobbat, a dekorációról, a fellépőkről, a technikai egyeztetésről, ár-érték arányról már nem is beszélek. Ekkor már érdemes lehet rendezvényszervezői szolgáltatást igénybe venni és lehet beszélni arról a szakmaiságról és felelősségről, amit a rendezvényszervező átvállal. Abban az esetben végezzük jól a munkánkat, ha a cégnél, a megbízó munkatársat, a sikeres rendezvénnyel elismeréshez, gratulációkhoz juttatjuk.


Sok olyan ajánlatkérés érkezik, amiről már a telefonbeszélgetés első pár mondatában tudni lehet, hogy ebből nem lesz megbízás. Vagy a könyvelésnek van szüksége ajánlatokra, vagy ötletgyűjtés történik éppen. Lehet, hogy az én ötletem lesz a befutó, de a rendezvényt cégen belül szervezik meg. Érdemes átgondolni, hogy megéri-e kockáztatni? Tényleg nyer-e a cég azzal, ha nem vesz igénybe rendezvényszervezőt? A rendezvényszervező sok esetben jobb árakat ér el a szolgáltatóknál, alvállalkozóknál, így a szolgáltatás gyakorlatilag nem drágítja a rendezvényt, a színvonal, a siker garantált és persze a felelősség is a miénk.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése