2011. július 11., hétfő

A jó rendezvényajánlat készítése

Pár bejegyzéssel korábban már írtam arról, hogy a rendezvényszervezés során hogyan jutnak el hozzám az ajánlatkérések, illetve pár szóban írtam egy fiktív rendezvényre szóló ajánlatkérésről is- ami sajnos nem ritka.
Most inkább arról szólnék, hogy szerintem milyen is a jól elkészített rendezvényajánlat?
Jó pár évvel ez előtt az volt a trend, hogy az ajánlat mindent tartalmazzon, azaz:
  • jó terjengősen a helyszínek leírása;
  • a vendéglátásra árkategóriánként legalább három menü;
  • kiegészítő vendéglátó szolgáltatások és látványelemek, illetve ezek részletes leírása;
  • fellépő és egyéb műsorötletek részletezése;
  • több oldalon átívelő, költségtáblázatok.
Nem ritkán az ajánlat végén olvashattuk még a cég történetét, munkatársait és referenciáit is.....Ha mindenből legalább három különböző ajánlatot adunk, akkor így, nem ritkán közel 80 oldalas, "rendezvény regényt" nyújthattunk át Ügyfelünknek.


Tapasztalatom szerint az ajánlattal szembeni igények megváltoztak. A rendezvényajánlatnak tömörnek, célratörőnek és átláthatónak kell lenni. Aki cégen belül megkapja a rendezvény lebonyolítását, igen kevés ideje marad az összes beérkezett ajánlat részletes átnézésére. Egy jobb kép beszúrása néhány mondattal többet érhet egy igen részletes leírásnál. Legtöbb esetben a helyszíneknek van honlapja, aminek célszerű mellékelni a linkjét.
A vendéglátás ajánlathoz is elégséges lehet kategóriánként egy menüsor, ami a tervezett rendezvény jellegéhez igazítunk. Szerintem az ajánlatkérő ritkán olvas végig árkategóriánként három menüsort... A kiegészítő látványelemeket is elég pár szóban felsorolni és persze néhány jó képet mellé tenni.
Az ajánlott műsorokat is tömören foglaljuk össze, kerülve az elnyert díjakat és az elmúlt 5 év rendezvényfellépéseinek a részletes listáját, vagy a kiadott lemezek felsorolását...
Az elkészült ajánlat sokkal jobban "él", ha olyan képeket választunk, ami a potenciális helyszínt, rendezvény közben mutatja, megterített asztalokkal, színpaddal, dekorációval és személyzettel.
A rendezvényajánlat legfontosabb része a költségtáblázat. Ennek átláthatónak és korrektnek kell lennie. Az ajánlatadási stádiumban nehezen lehet olyan költségtáblázatot készíteni, ami "fillérre" megmutatja, hogy a rendezvény pontosan mennyiből valósítható meg. Változhat még a létszám, ki kell választani a menüt, a műsort, a technikai igényt meg kell határozni és még sok mást. Ezért célszerű úgy elkészíteni a költségvetést, hogy az ajánlatkéréshez legjobban igazodjon - így lesz ugyanis összehasonlítható a rendezvényre érkezett
többi ajánlattal. Ide viszont minden, Ügyfelünk által kevésbé ismert és a bekérésben nem szereplő költséget is célszerű beírni (energiaköltség, kitelepülési költségek, dekorációs költségek, útiköltségek, fellépők külön igényei..stb).
Ha az ajánlatot érdekesen, a lényegi dolgokra koncentrálva, rövidebben állítjuk össze, biztosan lesz alkalmunk személyesen is prezentálni, ahol bemutathatjuk még a sok-sok lehetőséget, ötletet, amivel színesíthetjük az adott rendezvényt.

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése