Hol is tartanak most a rendezvények?

Nyár van, legalább is a naptár szerint. A nyár elején már kiadtunk egy pár ajánlatot rendezvényekre, de a rendezvényszervezés még nem kezdődött, nem kezdődhetett még el. Augusztus 20-ig tartanak általában a szabadságok, majd mikor mindenki visszaért, akkor porolódnak le a pár hónappal korábban kért ajánlatok.

Véleményem szerint nem árthat azonban néhány olyan rendezvényre odafigyelni, melyek 1,5-2 hónap múlva lehetnek aktuálisak. Ilyen rendezvények a kisebb konferenciák, szimpóziumok, szemináriumok, továbbképzések, vagy esetleg az őszre tervezett családi napok és csapatépítések. Elsősorban a helyszínek miatt ajánlott, hogy kezdjünk mozgolódni. Az utóbbi években alkalmazkodnunk kellett ahhoz, hogy a rendezvényekről általában az utolsó pillanatok egyikében születnek döntések. Erre rendezvényhelyszínek - főleg a szállodák - azt találták ki, hogy bevezetik a "First comes – First served" rendszert, azaz nincsenek opciós várakozó listák, hanem az a rendezvényszervező kapja meg a helyszínt az adott dátumra, aki előbb szerződik, illetve előbb fizeti ki az előleget. a rendszer mindenképpen csökkenti a helyszínek "két szék között a padló" kockázatát, ugyanakkor több munkát ad a rendezvényszervezőnek, mert több alternatív helyszínt kell keresni. Azt a tényt, hogy a helyszín alkalmazza-e ezt a rendszert, mindenképpen el kell mondani az Ügyfélnek, hiszen nagyon kellemetlen lehet, ha a döntés pillanatában már elvitték a helyszínt.
Hogy ezt kiküszöböljük és Ügyfelünknek ne okozzunk kellemetlenséget, persze van pár alkalmazható módszer.
Nem ritka, hogy az év végi és karácsonyi céges rendezvényekre már augusztus végén adunk ajánlatot. Ekkor még ugyan nem késtünk el semmivel, de ha biztosra akarunk menni, már most le kell foglalnunk a helyszíneket és a fellépőket.
Tipp 1: jó zenekart december kiemelt időpontjaira már nagyon nehéz találni november elején;
Tipp 2: a legjobb stand up fellépőket decemberre már szeptemberben le kell foglalni;
Tipp 3: mi ezeket meg tudjuk oldani:)

Muszaka (Musaka, Moussaka), rendezvényeken és otthon

A muszaka egyre népszerűbb az itthoni éttermekben és már egyre több rendezvényajánlatban is látom. Gyakorlatilag görög rakott padlizsán darált bárányhússal. Így azonban elég megosztó étel, ezért elég sok változata létezik. Sokat böngésztem, amint megtaláltam ezt a receptet egy cipruson dolgozó barátom segítségével. Egyik rendezvényen ezt a muszakát javasoltam és mondhatom, igen nagy sikere volt.
Az elkészítése nem túl bonyolult, viszont valamennyi főzési jártasságot biztosan igényel. Mindenképpen javaslom kipróbálni.

A muszaka hozzávalói:

3 nagy padlizsán, vagy cukkíni (lehet vegyesen is);

0,5 dl olíva olaj;

1 evőkanál vaj;

0,5 kg darált marhahús (marhacomb, vagy ha könnyebb ételt szeretnénk, használjunk darált pulyka felső combot);

só, bors ízlés szerint;

2 db közepes méretű vöröshagyma apróra vágva;

1 gerezd fokhagyma;

1/4 teáskanál őrölt fahéj;

1/4 teáskanál őrölt szerecsendió;

3 evőkanál vágott friss petrezselyem;

1 doboz (140g) sűrített paradicsom;

1 dl száraz vörösbor;

1 felvert tojás;

30 dkg reszelt sajt;

A besamel (bechamel) mártáshoz:

5 dl tej;

2 evőkanál vaj;

6 evőkanál liszt;

Só, fehér bors ízlés szerint;

1/4 teáskanál őrölt szerecsendió;

Az elkészítés:

1. Az étel elkészítéséhez használhatunk padlizsánt (az eredeti görög recept szerint), vagy cukkinit, esetleg vegyesen (franciás változat). Karikázzuk a zöldséget kb. ujjnyi vastag darabokra, sózzuk, majd fektessük pár percre nedvszívó papírra és engedjük, hogy levet eresszen. Ne túl sokáig, mert nem célunk, hogy teljesen elveszítse a nedvességtartalmát. Kenjük be a szeletek mind két oldalát olíva olajjal, majd fektessük egy lapos tepsibe és a tűzhelyünk grill fokozatán grillezzük arany barnára. (Valószínű kétszeri alkalomra tudjuk majd az összes zöldséget előkészíteni.)Ha nincs mód grillezésre, nagy teflon serpenyőben is megpiríthatjuk a zöldségeket, viszont ekkor lényegesen több olajat szív fel és nehezebb lesz a kész étel;

2. Egy nagy serpenyőben olvasszunk vajat, tegyük rá az apróra vágott hagymát és fokhagymát, rövid ideig pároljuk, majd tegyük bele a darált húst forgassuk át, picit pirítsuk meg. Szórjuk meg fahéjjal, szerecsendióval és a vágott petrezselyemmel is. Adjuk hozzá a sűrített paradicsomot és a vörösbort, fedjük le és pároljuk 15-20 percet. Ez után vegyük le a tűzről és hagyjuk kihűlni, majd keverjük hozzá a felvert tojást;

3. A besamel mártáshoz olvasszuk a vajat egy közepesen mély edénybe, adjuk hozzá a lisztet, majd a tej felét. Kis habverővel keverjük simára. Közepes lángot használjunk, keverjük gyorsan a mártást, mert könnyen odaéghet és ha nem vagyunk elég gyorsak, könnyen csomós is maradhat. Adagoljuk folyamatosan a másik adag tejet, míg „puding sűrűségű” nem lesz. Sózzuk, borsozzuk ízlés szerint és hozzáadjuk a sajt 1/3-át amivel simára keverjük;

4. A muszaka összeállításához használjunk egy mélyebb tepsit, vagy üvegtálat. (Többször is ismételhetjük a rétegeket, én egyszer szoktam.) Osszuk a grillezett zöldséget 3 részre, tegyünk két részt az edény aljára, majd halmozzuk rá és terítsük el egyenletesen a ragut. Szórjuk a tetejére a sajtot, majd tegyük rá a maradék zöldséget. A megmaradt zöldséglevet mindenképpen öntsük rá! Kanalazzuk a tetejére a besamelt, simítsuk el és nagyon vékonyan hintsük meg szerecsendióval;

5. Tegyük be a sütőbe (kb. a sütőtér közepére) és 175 fokon süssük kb. 40 percet, míg a besamel nem kezd el barnulni;

6. Tálalás.Sokan főtt burgonyával tálalják én azonban forró pirítóst, vagy a boltokban kapható félkész baguette-t, zsömléket javaslok frissen, arany barnára sütve a muszaka mellé;

A jó rendezvényajánlat készítése

Pár bejegyzéssel korábban már írtam arról, hogy a rendezvényszervezés során hogyan jutnak el hozzám az ajánlatkérések, illetve pár szóban írtam egy fiktív rendezvényre szóló ajánlatkérésről is- ami sajnos nem ritka.
Most inkább arról szólnék, hogy szerintem milyen is a jól elkészített rendezvényajánlat?
Jó pár évvel ez előtt az volt a trend, hogy az ajánlat mindent tartalmazzon, azaz:

• jó terjengősen a helyszínek leírása;
• a vendéglátásra árkategóriánként legalább három menü;
• kiegészítő vendéglátó szolgáltatások és látványelemek, illetve ezek részletes leírása;
• fellépő és egyéb műsorötletek részletezése;
• több oldalon átívelő, költségtáblázatok.

Nem ritkán az ajánlat végén olvashattuk még a cég történetét, munkatársait és referenciáit is.....Ha mindenből legalább három különböző ajánlatot adunk, akkor így, nem ritkán közel 80 oldalas, "rendezvény regényt" nyújthattunk át Ügyfelünknek.

Tapasztalatom szerint az ajánlattal szembeni igények megváltoztak. A rendezvényajánlatnak tömörnek, célratörőnek és átláthatónak kell lenni. Aki cégen belül megkapja a rendezvény lebonyolítását, igen kevés ideje marad az összes beérkezett ajánlat részletes átnézésére. Egy jobb kép beszúrása néhány mondattal többet érhet egy igen részletes leírásnál. Legtöbb esetben a helyszíneknek van honlapja, aminek célszerű mellékelni a linkjét.
A vendéglátás ajánlathoz is elégséges lehet kategóriánként egy menüsor, ami a tervezett rendezvény jellegéhez igazítunk. Szerintem az ajánlatkérő ritkán olvas végig árkategóriánként három menüsort... A kiegészítő látványelemeket is elég pár szóban felsorolni és persze néhány jó képet mellé tenni.
Az ajánlott műsorokat is tömören foglaljuk össze, kerülve az elnyert díjakat és az elmúlt 5 év rendezvényfellépéseinek a részletes listáját, vagy a kiadott lemezek felsorolását...
Az elkészült ajánlat sokkal jobban "él", ha olyan képeket választunk, ami a potenciális helyszínt, rendezvény közben mutatja, megterített asztalokkal, színpaddal, dekorációval és személyzettel.
A rendezvényajánlat legfontosabb része a költségtáblázat. Ennek átláthatónak és korrektnek kell lennie. Az ajánlatadási stádiumban nehezen lehet olyan költségtáblázatot készíteni, ami "fillérre" megmutatja, hogy a rendezvény pontosan mennyiből valósítható meg. Változhat még a létszám, ki kell választani a menüt, a műsort, a technikai igényt meg kell határozni és még sok mást. Ezért célszerű úgy elkészíteni a költségvetést, hogy az ajánlatkéréshez legjobban igazodjon - így lesz ugyanis összehasonlítható a rendezvényre érkezett
többi ajánlattal. Ide viszont minden, Ügyfelünk által kevésbé ismert és a bekérésben nem szereplő költséget is célszerű beírni (energiaköltség, kitelepülési költségek, dekorációs költségek, útiköltségek, fellépők külön igényei..stb).
Ha az ajánlatot érdekesen, a lényegi dolgokra koncentrálva, rövidebben állítjuk össze, biztosan lesz alkalmunk személyesen is prezentálni, ahol bemutathatjuk még a sok-sok lehetőséget, ötletet, amivel színesíthetjük az adott rendezvényt.

MIX Club-Bar-Restaurant, egy különleges rendezvényhelyszín

Hol is van pontosan? Az Eiffel téren, a Nyugati pályaudvar mellett (A posta és a Nyugati között.) Adottságai egyedülállóak. Aki új, trendi helyszínt keres a rendezvényének, az jó eséllyel megtalálta. A legváltozatosabb rendezvények megszervezésére alkalmas: a különféle divatbemutatókon keresztül a céges partnerrendezvényeken át egészen a kisebb szimpóziumokig. Három részből áll: a klubból, a bárból és az étteremből - mint ahogy a neve is mutatja. A bár és az étterem egy légtér, a klubnak külön bejárata van. Mindegyik helység jól alakítható, átrendezhető.

Technikailag elég jól felszerelt, de persze arra is van mód, hogy a helyi technikai vezető segítségével többletfelszerelést rendeljünk. A személyzet hihetetlenül együttműködő és segítőkész. Ha hirtelen nincs ötlet azonnal, azt megoldják hamarosan.
Amire rendezvényszervezés szempontjából viszont érdemes figyelni, az a belső dizájn részét képező, élére állított plazma tévék...elég sok van belőlük és egy vezérlőről mennek. Itt a rendezvényszervező nem lehet elég okos. A rendezvény grafikai és egyéb anyagát - persze már ha használni szeretnénk a plazmákat - célszerű a technikai igazgató útmutatásai alapján elkészíttetni!  Nem szabad gondolkozni alternatívákon, mert csak fölösleges fejfájást okozunk magunknak - ez tapasztalat! A rendezvény előtt mindenképpen időben próbáljuk ki az elkészült prezentációt és grafikát, hogy szükség esetén még módosítani tudjunk rajta.

Ami az utóbbi évek egyik legkellemesebb élményét adta viszont, az a konyha. Eleve biztató, hogy a konyhában nincs mikró - mint ahogy az egyik felszolgáló udvariasan megjegyezte. Kivételesen meghívottként, volt alkalmam végigkóstolni a fogásokat. Az ételek a megfelelő hőmérsékleten voltak; a tálakat, meleg ételeket, desszerteket ízlésesen dekorálták. A büféasztal nem volt roskadásig megrakva, viszont - ami nagyon tetszett - folyamatosan frissítették. Az ízvilág is egyedülálló a rendezvényes vendéglátásban. Nem a már rendezvényeken megszokott, melegítőből kivett, picit egyen ízű fogásokat kóstoltam, hanem bizony frissen készült, gondosan fűszerezett, igényes menüsort ízlelhettem végig. Azokkal a rendezvényhelyszínekkel összehasonlítva, ahol saját meleg konyhát visznek mindenképpen az élmezőnyben végez a MIX. (A rendezvényre való kitelepülések persze más kategória, ott különlegesebb elvárásoknak kell megfelelni.)

Parkolás az irodaház parkolójában oldható meg, ezzel kapcsolatban mindenképpen érdemes a helyi rendezvényszervező tanácsát kérni.
Mindenképpen ajánlom, rendezvénytípustól függően sokat kell dolgozni, egyeztetni, de megéri.

Rendezvény a Residence Ózonban

Kipróbáltuk, sokat dolgoztunk vele, nagyon sikeres rendezvény lett. Ebben a szállodának és a személyzetének elég nagy érdeme van. A Hotel Ózon elég régóta létező szálloda, viszont átépítve, átlényegítve és Residence Ózon Mátraháza néven múlt év decembere óta nyitott újra. Tehát új a szálloda. A rendezvényszervezőnek mi a fontos:

• az Ügyfél elképzeléseinek és az adott rendezvény szükségleteihez a lehető legmegfelelőbb legyen;
• a szobáknak kényelmeseknek kell lenniük, szép kilátással;
• a vendéglátása választékában és minőségében kiemelkedjen az átlagból; 
• különtermei jól felszereltek és variálhatók legyenek; 
• álljanak rendelkezésre alternatív  programlehetőségek;
• jó megközelítés (Budapesttől elfogadható távolság, jelen esetben 85 km) és parkolási lehetőség;
• ami gyakorlatilag a Residence Ózon védjegye is lehetne: a rendkívül segítőkész, udvarias és jól képzett személyzet, valamint az ennek köszönhető családias hangulat;
• nem utolsó sorban kedvező árak, illetve ár-érték arány.

Nos, a fenti alapelvárásoknak  a Residence Ózon Mátraháza teljes mértékben megfelel. Az írásaim nem arról szólnak igazán, hogy különböző rendezvényhelyszíneket reklámozzak, de a figyelemreméltóbb helyeket szerintem érdemes megjegyzem és ez a szálloda mindenképpen az.
Konferenciáknak, szimpóziumoknak, partnertalálkozóknak biztosít kényelmes, nyugodt helyszínt, jól felszerelt termeket, családi napokat lehet tartalmasan megtartani megannyi rendelkezésre álló és hozott programlehetőséggel, csapatépítések remek helyszíne, melynek lényeges eleme lehet az aktív pihenés.
Amit mindenképpen meg kell említenem, hiszen a rendezvényszervezés során napi kapcsolatban vagyunk: a nagyon profi értékesítés:).

Ajánlatkérések és egyéb jelenségek

Mi is történik, ha ajánlatkérést kapok egy rendezvényre? A legtöbb esetben ezt egy telefonhívás előzi meg, amikor is reménybeli Ügyfelem röviden elmondja, hogy honnan hallott a cégünkről, esetleg ki ajánlotta és milyen típusú rendezvényre szeretne ajánlatot kérni és annak kezdeti paramétereit. Én közben kérdezek és buzgón jegyzetelek. Valószínű, hogy Ügyfelünk több cégtől kér ajánlatot, így a telefonon elhangzottakról kapok egy brief-et. Ez így szerintem elég profi.
Ajánlatkérés a rendezvényre érkezik a weboldalunkról is. Pár kérdésre kell csupán válaszolni a legördülő menükből, ami nem több egy percnél és a rendszer máris kézbesítette. Ebben az esetben én keresem meg telefonon az Ügyfelemet, mert a megadott alapadaton kívül még jó pár kérdésem lesz, hiszen az elképzelésekhez a legjobban alkalmazkodó ajánlatot szeretném elkészíteni.

A következő fajta rendezvény ajánlatkérés, ha olyan érdeklődés érkezik a weboldalunkról, amikor a kapcsolattartáshoz webes email címet kapok (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb). Vagy a kérés közvetlen érkezik e-mailen, webes felületről (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb), egy cég nevében (amely cégnek egyébként megtalálható a weboldala az interneten, céges e-mail elérhetőséggel), akkor abból az ajánlatból nagy valószínűséggel  nem lesz rendezvény. Ekkor különösen fontos a telefonhívás, - ha kapok telefonszámot -  amikor is kiderül, hogy mennyire komolyak az ajánlatkérő szándékai.
Pár alkalommal előfordul, hogy diákok kapnak ilyen jellegű rendezvényszervezési házi feladatot. Bizonyára az ilyen feladatokat kitaláló tanároknak fogalmuk sincs arról, hogy mekkora munka egy felelős ajánlat megírása, hány embert foglalkoztatnak hiába és hány embernek okozhatnak ezzel kellemetlenséget. Egy rövid példa az ilyen jellegű rendezvényszervezés házi dolgozatokra: 200 fős, 3 napos konferencia Debrecenben. Nos, ha az ajánlatot ki szeretném dolgozni, akkor legalább 3 szállodától kell ajánlatot kérni szállásra, termekre, vendéglátásra, technikára. Ezen a munkán szállodánként foglalkozzon egy értékesítő. A transzferre is két ajánlat a minimum, ott is egy ember foglalkozik vele cégenként. Programok estére, esetleg szállodán kívüli programok, ajándékok, nyomdai árajánlatok....stb., ami mind-mind az általunk készítendő végső ajánlat része. Amíg ezeket bekérjük, finomítjuk és összeállítjuk a kész anyagot, kb., 10-12 embert mozgattunk meg és eltöltöttünk vele egy csomó időt. A semmire. És persze nekünk kell megírni a lemondó levelet, minek nyomán a heti meetingeken az értékesítők beszámolnak, hogy miért is bukták el, az egyébként teljesen esélytelen rendezvényt. Ez egyébként egy megtörtént eset. Persze az ajánlatkérés stílusából egyből látszott, hogy fiktív rendezvényekről van szó. A diákoknak, nyilván segítettem elkészíteni a házi dolgozatot. Ezzel a kis kitérővel csupán annyit szerettem volna mondani, hogy gyakran olyan tanárok tanítják a rendezvényszervezést, akik még egy percet sem töltöttek ebben a szakmában...

Miért is lehet jó mégis a rendezvényszervező?

Vannak olyan rendezvények, amit simán meg lehet szervezni cégen belül. Egy meetingre lefoglalni egy szállodai különtermet, kávészünetet és esetleg egy ebédet rendelni hozzá csupán pár telefon és egy-két levélváltás. Ha pedig rendszeres az esemény akkor az egy rendezvényre jutó szervezési idő is lényegesen rövidebb. Más a helyzet akkor, ha egy összetettebb rendezvényről,  pl. konferenciáról, partnertalálkozóról, családi napról beszélünk, ahol több részletet és programelemet kell egyeztetni, lepróbálni, jó pár alvállalkozót bevonni, műsort, szállást, transzfert és még sok egyebet szervezni. Ekkor szerintem már szükség van a rendezvényszervezőre. Hangsúlyozom, ha rendezvényszervezőről van szó, akkor csakis tapasztalt, megbízható szakemberekről beszélhetünk.

A rendezvények megszervezését a cégeknél általában mindig egy olyan munkatárs "nyeri meg", aki gyakran 24 órát dolgozik a 8-ból, tehát a feladatai mellé nem pont a rendezvényszervezés hiányzik igazán. Saját munkájával nem tud megfelelően foglalkozni, ajánlatok bekérésére és elemzésére nem nagyon jut ideje, de a rá bízott rendezvénnyel haladni kell. Ilyenkor előfordulhat, hogy az alkudozással együtt járó konfliktushelyzetek elkerülése miatt a könnyebb ellenállás felé hajlik és talán nem a legmegfelelőbb helyszín kerül kiválasztásra, a cateringnél is találhatnánk jobbat, a dekorációról, a fellépőkről, a technikai egyeztetésről, ár-érték arányról már nem is beszélek. Ekkor már érdemes lehet rendezvényszervezői szolgáltatást igénybe venni és lehet beszélni arról a szakmaiságról és felelősségről, amit a rendezvényszervező átvállal. Abban az esetben végezzük jól a munkánkat, ha a cégnél, a megbízó munkatársat, a sikeres rendezvénnyel elismeréshez, gratulációkhoz juttatjuk.

Sok olyan ajánlatkérés érkezik, amiről már a telefonbeszélgetés első pár mondatában tudni lehet, hogy ebből nem lesz megbízás. Vagy a könyvelésnek van szüksége ajánlatokra, vagy ötletgyűjtés történik éppen. Lehet, hogy az én ötletem lesz a befutó, de a rendezvényt cégen belül szervezik meg. Érdemes átgondolni, hogy megéri-e kockáztatni? Tényleg nyer-e a cég azzal, ha nem vesz igénybe rendezvényszervezőt? A rendezvényszervező sok esetben jobb árakat ér el a szolgáltatóknál, alvállalkozóknál, így a szolgáltatás gyakorlatilag nem drágítja a rendezvényt, a színvonal, a siker garantált és persze a felelősség is a miénk.