1. Alapvetően senki helyett nem szeretném eldönteni, hogy alkalmas-e rendezvényszervezőnek, vagy sem. Mindenkinek megvan a saját előélete, végzettsége, tapasztalata, kapcsolatrendszere, jövőképe, ami alapján el tudja dönteni, hogy a rendezvények világában kezdi el, vagy folytatja a pályafutását.
2. Bármennyire felháborító, kénytelen vagyok kiállni azon véleményem mellett, hogy az még nem rendezvényszervező, aki látott már egy rendezvényt, vagy esetleg már részt vett rajta. Szerintem ugyancsak kevés a rendezvényszervezéshez a recepciós, call center, népművelői, vagy marketing asszisztensi tapasztalat. Egyébként, szinte felsorolhatatlan azon szakmák, végzettségek változatossága, aminek alapján a jelentkezők alkalmasnak ítélik magukat erre a munkára. Talán csak bányász nem volt még..... És ez nem szarkazmus, hanem szomorú tény. Úgy látom, hogy sok jelentkező ebben (is) látja a kiutat jelenlegi helyzetéből.
3.Az én értelmezésemben a rendezvényszervezés
nem abból áll, hogy csak
„nyüzsögni, pörögni, szervezkedni” kell – mint ahogy nagyon sok ember
gondolataiban él. "Megkapom a forgatókönyvet, felhívok néhány
helyszínt és catering céget, beszervezek egy
stand-up fellépőt és már kész is vagyok, jöhetnek a Vendégek. " Hogy hány
ilyen, vagy hasonló véleménnyel, elképzeléssel találkozok...
Pedig a munka (egyszerűsített) lényegi része:
- az új Ügyfelek felkutatása (!!!);
- cold-call hívások (ezek nélkül nem megy);
- találkozók egyeztetése;
- pályázatok keresése, írása;
- versenyképes rendezvényanyag, összeállítása;
- új ötletek, kreatív koncepciók készítése;
- a piac nyomon követése, tenderek figyelése, folyamatos
önképzés;
- személyes kapcsolatrendszer(!) igénybevétele az új
munkák felkutatására;
Ez a
rövidített lista szemlélteti a munkánk 90%-át. Nélkülözhetetlen része a
mindennapi tevékenységünknek. A fennmaradó 10%, a konkrét rendezvényszervezés adja a
rendezvényszervezői munkánk igazi szépségét. Ez a hab a tortán, mintegy a
jutalom, a rengeteg telefonhívást, tárgyalást követően: a megpályázott és
elnyert, majd leszerződött rendezvény megszervezése, lebonyolítása.
Statisztika: átlagosan 10 telefonhívásból lesz egy személyes találkozó, 5
találkozóból egy pályázat és kb. 10-15 több körös pályázatból 1-2 elnyert
rendezvény....itt megjegyezném azért a kudarctűrő képesség fontosságát is.
4. Visszatérő kérdés, hogy akkor mégis hogyan legyen valaki rendezvényszervező, hogyan szerezzen tapasztalatot? Erre nincs tuti recept és a bölcsek köve sincs nálam. Az iskolai végzettség, az "andragógia" biztosan nem elegendő, mint ahogy az sem, hogy látott már rendezvényt. Szerintem csupán a lelkesedés, az érdeklődés a terület iránt kevés, elsősorban működő kapcsolatrendszerre van szükség mind Ügyfél, mint beszállítói oldalról, aminek az alapja az értékesítői munka. Ezt legkönnyebb szállodai corporate sales munkakörben megszerezni, de persze vannak bőven egyéb értékesítési területek is.
Ennyit a rendezvényszervezői munkáról, ami csupán egy vélemény, az én véleményem.
A fentieket kiegészítheti, segíthet eldönteni a "merre tovább" kérdést egy rövid piaci helyzetkép, ahogy én látom, tapasztalom.
Egyre erősödő trend, hogy költségmegtakarítás miatt a cégek házon belül szervezik meg a rendezvényt. Valamelyik munkatárs "megnyeri a lehetőséget", hogy megszervezhesse az épp aktuális (pl.)200 fős ügyfélrendezvényt, persze az addigi munkáján felül. Ez a munkatárs a napi 8 órájából 12 órát dolgozik és valószínű nagyon "boldog", hogy újabb feladatot kap. Mi következik? Idő, tapasztalat és ötlet híján bekér 5-6 rendezvényszervező cégtől ajánlatot, amiből elkészíti a saját verzióját. Néhány módosítás az árakon, újabb körös finomítások és már mehet is a vezetőség elé. Ha a management jóváhagyja akkor mi megkapjuk az "Értékes pályázatukat köszönjük, gondos és körültekintő kiértékelés, valamint a többi pályamunkával történt összehasonlítást követően sajnos...." választ és már kezdődhet is a szervezés. Ilyenkor az eredményt illetően a vezetőség lényegesen elnézőbb a munkatárssal szemben, hiszen "annyi munkája van és még ezt a rendezvényt is csinálnia kell". Szóval, lesz, ahogy lesz, a rendezvény így, házon belül kerül megszervezésre, megspórolva a rendezvényszervező díját. Igaz a vendéglátást, a helyszínt és a műsort...stb. jóval drágábban kapja, de ez ekkor ugye már nem számít. A megrendelő egy rendezvényszervezői szerződés helyett, 5-6 szerződést kénytelen kötni (minden beszállítóval külön), minden vállalkozóban külön-külön vakon megbízni, hogy megfelelően teljesít-e. Ha valami nem jól sül el, a számonkérés, oknyomozás ilyenkor nem egyszerű.
Elég nagy rizikó szerintem, ennek ellenére néhány cég bevállalja. Az elmúlt években a jelenség eléggé átrendezte a rendezvénypiacot, a valós, megpályázható rendezvények egyre inkább csökkenő számát tapasztaljuk. Ebből sajnos nem föltétlen kiút a válság remélt mihamarabbi vége. A rendezvényszervezői munka (jutalék) mindinkább indokolatlan kiadásként szerepel a cégek költségvetésében, hiszen a szervezés - kicsit nyögvenyelősen, de - házon belül is működhet.... Mondjuk, érdekes lenne összehasonlítani, hogy egy rendezvényszervező mennyiből hozta volna ki, beleértve a beszállítókat és a szervezéssel töltött munkaórákat.
Meggyőződésem ugyanakkor, hogy mindent összevetve (beleölt extra munkaóráját több munkatársnak, drágább, rizikósabb beszállítói szerződések..stb.), lényegesen gazdaságosabb, színvonalasabb és biztonságosabb lesz a rendezvény a mi szakmai munkánk hozzáadásával.
