Az év végén pár gondolat a felszolgálókról.

Úgy gondoltam, érdemes lenne egy pár szót ejteni a felszolgálókról. No, nem az éttermiekről - bár ők is megérnének egy posztot - hanem azokról, akik a rendezvényeinken dolgoznak. Előzetesen felhívnám a figyelmet, hogy nem egy party service szolgáltatásairól, vagy egy helyszín adottságairól felszolgálóiról írnék, hanem évek alatt összegyűlt tapasztalatokról, tényekről, amit vendégként és rendezvényszervezőként is megtapasztaltam....
A rendezvényünk lehet egy olyan helyszínen, ahol saját vendéglátás üzemel, vagy egy "csupasz" helyen, ahová a négy falon kívül mindent vinni kell, így a vendéglátást is, amit, ugye, egy preferált party service biztosít. Mind a két féle rendezvényt millió egyeztetés, helyszínbejárás, kölcsönös garanciák, levélváltások tömkelege előzi meg. A vendéglátást, Ügyfelünk és vendégei szempontjából optimálisan megtervezett büféasztalok, kifogástalan menük, csillogó étkészletek, evőeszközök, látványos dekoráció jellemzi. Ekkor egy fontos dolog: kik lesznek a felszolgálók, akikkel vendégeink közvetlen érintkeznek?

Manapság a helyszínek, szállodák, catering cégek költséggazdálkodási szempontok miatt nem rendelkeznek állandó, megfelelő létszámú személyzettel; ennek pótlását munkaerő kölcsönző cégekkel biztosítják. A helyszínek, party service cégek megpróbálnak törekedni arra, hogy általában ugyanazokkal az emberekkel dolgozzanak, a gyakorlatban ez sajnos gyakran nem sikerül. Jó, ha tisztában vagyunk a ténnyel, hogy a "kölcsönzött felszolgálók" többségének semmi köze sincs a vendéglátáshoz, csupán voltak néhány rendezvényen és többnyire (sajnos megélhetési) kényszerből dolgoznak. A kollégák jó esetben "alakítható" főiskolások, egyetemisták kevésbé szerencsés esetben - éppen álláskeresők. A rendezvényszervezők többségét vagy nem érdekli, vagy nem foglalkoznak ezzel a ténnyel, vagy nem is tudnak róla - lévén nem vendéglátósok (nem dolgoztak még a vendéglátásban, szállodaiparban, nincsenek tisztában az előkészítő- és háttérmunkálatokkal). Egyébként sajnos, ez utóbbi a jellemzőbb. Ahol eddig vendégként voltam - úgy egy kicsit könnyebb - mindig találkoztam fölöslegesen rohangáló, vagy éppen megbújva ácsorgó, tálcával egyensúlyozó, imbolygó zsonglőrökkel, akik számolatlanul ejtik el a poharakat, borotválatlan, hamutartó leheletű felszolgálókkal. A büféasztal (svédasztal) ételeiről általában fogalmuk sincs, épp úgy az italokról. A vendégekkel folytatott kommunikációjuk kimerül a "nincs; elfogyott; nem tudom" szófordulatokkal. Szóval, ez mindenképpen olyan részlet, amivel foglalkozni kell....  Mit is tudnék javasolni? Hát vissza az alapokhoz:

• az egyeztetésekkor föltétlen térjünk ki a személyes higiéniára, ezzel kapcsolatos elvárásainkra;
• a vendéglátást dohányzó szakmának tartják, ennek ellenére kérjük meg a szolgáltatót, hogy  a rendezvény ideje alatt a munkatársak mellőzzék a dohányzást;
• kérjük meg a szolgáltatót, hogy ismertessék a rendezvény étel- és italválasztékát a felszolgálókkal;
• mindenképpen szakítsunk időt arra, hogy ott lehessünk a rendezvény előtti eligazításon. Itt főleg az elvárt vendégkommunikációt ismertessük;

Ezzel a néhány lépéssel még jobban biztosíthatjuk a rendezvényünk zavartalanságát. Nem biztos, hogy konfrontációmentesen megússzuk, de megéri:)!

Hortobágyi Csárda tapasztalatok

Nem nagyon szoktam mostanában éttermi észrevételeket, kritikákat írni; most úgy éreztem megteszem.
A hosszú hétvégén, amikor útra kel az ország, családommal a Hortobágyon keresztül utaztunk. Pontosan ebédidő lévén, adta magát a program, - hátha egyszer rendezvényekre is sor kerül itt - hát ebédeljünk meg. Egyszer már jártam a Csárdában, halvány emlékképeim vannak egy gulyásleves - lekváros bukta ebédről. Befordulva a Csárda mögötti parkolóba, majd a csárda elé sétálva túl nagy csend fogadott....sehol egy tábla, semmi tájékoztatás, hogy az ország egyik klasszikus helyén volnánk, amiről szerintem említés szinten mindenki hallott már. És akkor megéreztem, egy hazai étterem közelségét hamisítatlanul indikáló, az igazi magyaros ételszagot. De hol a bejárat? Ajtó mellett egy pici tábla, ami a nyitvatartásiról tájékoztat, hát itt lehet.

Benyitottunk. Vendégekkel harmad-tele helyet kell elképzelni, hagyományos csárdai székekkel, asztalokkal, frissen felújított hely, makulátlan tisztaság, ami jellemezte a később felfedezett mosdókat is. Távolságtartó köszönés a felszolgáló részéről (összesen hárman voltak), "hová ülhetünk - bárhová" párbeszéd után helyet foglalunk, ahol nekünk tetszett. Zene nem volt. De semmilyen.....
Megkaptuk az étlapot. Hát, az egyik leghangulatosabb ételneveket és magyaros kompozíciókat tartalmazó remekművet tarthattam a kezemben. Ízelítő 1-2 elnevezésből:
"Tárkonyos, mustármagos szürkemarharagu-leves"
"Mangalicahasé vajas tésztában tejszínes, paprikás mártással, kapros liptói túróval"
"Grillezett füstölt csülök, tejfölös, fokhagymás juhtúróval, hamuban sült burgonyával"
"Almás lepény bodzamártással"
Jók, nem? Az elnevezések egyszerűen lenyűgöztek. Én 'pontyhalászlevet' kértem, utána egy 'rókagombás mangalicapörköltet, juhtúrós galuskával'. A halászlé megérkezett, tálalása - kis bogrács - állaga rendben volt, kellően sűrű. Az egy darab pontyszelet is elég volt. Az íze nekem talán egy picit sós volt, de ettől eltekintve mindenképpen a hazai éttermi halászlevek picit az átlaga fölötti fogásról beszélünk. Sajnos itt meg kell említeni, hogy nem volt kellően meleg, pedig a halászlé forrón jó! Visszaküldtem, de még akkor sem sikerült gőzölgővé hevíteni. Így járt feleségem is a szürkemarharagu-levessel, ami egyébként kitűnő volt. A pörkölt szintén őrizte a "sós hagyományokat" de ettől és a hőmérséklettől eltekintve finom volt. A hőmérséklet-probléma egyébként végig kísérte az ebédet. Nem voltak elég melegek az ételek, a köreteket kifejezetten hidegek találtuk - sajnos. Vagy hideg tányérra tálalt a séf, vagy a tálaló pult melegítője nem működött... ki tudja. Desszertet nem ettünk, mert idő közben félig megtelt az étterem, ennek megfelelően a felszolgálás is belassult és nekünk mennünk kellett.

Összegezve, jó helyen voltunk. Rendezvényekre még szerintem nem alkalmas. Egy friss nyitás utáni nehézségeket érzékeltem - felszolgálás, zene hiánya, ételek hőmérséklete - amelyek reményeim szerint javulnak majd. Mindenképpen visszamegyünk, mert a Hortobágy hangulata azért utánozhatatlan!

Év végi rendezvények - naptár kiértékelés

A legtöbb rendezvényszervező cég életében, így a nálunk is kiemelt időszak az év vége. Céges rendezvények, évértékelők, partnertalálkozók remek időpontjai. Az évek gyakorlatának megfelelően a legkeresettebb időpont a december 24-e előtti hét pénteki, illetve szombati. napja. Ebben az évben ez december 16-ra és 17-re esik. A rendvényhelyszínek többsége ilyenkor már "sokadik opciósan" foglalt. Nem volt ritka, hogy egyes helyszínekre augusztus közepén csak 5. vagy 6. helyre kaptunk opciót, azaz, azon a helyen voltunk a várakozási listán. Ez azonban sok esetben nem komoly, hiszen a rendezvényszervező cégek számos esetben még a konkrét megkeresés előtt befoglalnak, hogy ajánlattételkor biztosítsák a megfelelő helyszínválasztékot...legalább is ideiglenesen. Ki merem jelenteni, hogy többnyire fölösleges.

Az utóbbi években ugyanis, jellemzően kitolódtak a döntési határidők. A szerződések az eseményhez lehető legközelebbi időpontban kerülnek aláírásra, ebből következően az előlegek sem indulnak el, nem kerülnek előbb a helyszínhez. És az opciók lejárnak... Azt meg ugye, kevesen merik bevállalni - nem is hallottam igazán még ilyet - hogy saját forrásból, megrendelés nélkül kötnek szerződést,  előlegezik le a rendezvényhelyszínt.
Tehát, a december 16-ra, vagy 17-re tervezett rendezvényünk helyszíne nagy valószínűséggel még szabad. Ezt a kijelentésemet október első hetében már nem merném ilyen határozottan megismételni:).
Preferált dátumok még a december 6-i hét és a december 13-hét napjai, talán a vasárnap-hétfő-keddek kivételével. Jellemző, hogy a helyszínek ilyenkor kiemelt árakkal dolgoznak, mind a helyszínbérleti díj, mind egyéb szolgáltatások (catering, technika, dekor) tekintetében. Érdemes lehet a tervezet rendezvénynek korábbi időpontokat is megvizsgálni, rendezvénytípustól függően kompromisszumokat kötni, hogy a rendezvényből a legtöbbet hozhassuk ki. Ebben mi biztos partnerek vagyunk:).

Hol is tartanak most a rendezvények?

Nyár van, legalább is a naptár szerint. A nyár elején már kiadtunk egy pár ajánlatot rendezvényekre, de a rendezvényszervezés még nem kezdődött, nem kezdődhetett még el. Augusztus 20-ig tartanak általában a szabadságok, majd mikor mindenki visszaért, akkor porolódnak le a pár hónappal korábban kért ajánlatok.

Véleményem szerint nem árthat azonban néhány olyan rendezvényre odafigyelni, melyek 1,5-2 hónap múlva lehetnek aktuálisak. Ilyen rendezvények a kisebb konferenciák, szimpóziumok, szemináriumok, továbbképzések, vagy esetleg az őszre tervezett családi napok és csapatépítések. Elsősorban a helyszínek miatt ajánlott, hogy kezdjünk mozgolódni. Az utóbbi években alkalmazkodnunk kellett ahhoz, hogy a rendezvényekről általában az utolsó pillanatok egyikében születnek döntések. Erre rendezvényhelyszínek - főleg a szállodák - azt találták ki, hogy bevezetik a "First comes – First served" rendszert, azaz nincsenek opciós várakozó listák, hanem az a rendezvényszervező kapja meg a helyszínt az adott dátumra, aki előbb szerződik, illetve előbb fizeti ki az előleget. a rendszer mindenképpen csökkenti a helyszínek "két szék között a padló" kockázatát, ugyanakkor több munkát ad a rendezvényszervezőnek, mert több alternatív helyszínt kell keresni. Azt a tényt, hogy a helyszín alkalmazza-e ezt a rendszert, mindenképpen el kell mondani az Ügyfélnek, hiszen nagyon kellemetlen lehet, ha a döntés pillanatában már elvitték a helyszínt.
Hogy ezt kiküszöböljük és Ügyfelünknek ne okozzunk kellemetlenséget, persze van pár alkalmazható módszer.
Nem ritka, hogy az év végi és karácsonyi céges rendezvényekre már augusztus végén adunk ajánlatot. Ekkor még ugyan nem késtünk el semmivel, de ha biztosra akarunk menni, már most le kell foglalnunk a helyszíneket és a fellépőket.
Tipp 1: jó zenekart december kiemelt időpontjaira már nagyon nehéz találni november elején;
Tipp 2: a legjobb stand up fellépőket decemberre már szeptemberben le kell foglalni;
Tipp 3: mi ezeket meg tudjuk oldani:)

Muszaka (Musaka, Moussaka), rendezvényeken és otthon

A muszaka egyre népszerűbb az itthoni éttermekben és már egyre több rendezvényajánlatban is látom. Gyakorlatilag görög rakott padlizsán darált bárányhússal. Így azonban elég megosztó étel, ezért elég sok változata létezik. Sokat böngésztem, amint megtaláltam ezt a receptet egy cipruson dolgozó barátom segítségével. Egyik rendezvényen ezt a muszakát javasoltam és mondhatom, igen nagy sikere volt.
Az elkészítése nem túl bonyolult, viszont valamennyi főzési jártasságot biztosan igényel. Mindenképpen javaslom kipróbálni.

A muszaka hozzávalói:

3 nagy padlizsán, vagy cukkíni (lehet vegyesen is);

0,5 dl olíva olaj;

1 evőkanál vaj;

0,5 kg darált marhahús (marhacomb, vagy ha könnyebb ételt szeretnénk, használjunk darált pulyka felső combot);

só, bors ízlés szerint;

2 db közepes méretű vöröshagyma apróra vágva;

1 gerezd fokhagyma;

1/4 teáskanál őrölt fahéj;

1/4 teáskanál őrölt szerecsendió;

3 evőkanál vágott friss petrezselyem;

1 doboz (140g) sűrített paradicsom;

1 dl száraz vörösbor;

1 felvert tojás;

30 dkg reszelt sajt;

A besamel (bechamel) mártáshoz:

5 dl tej;

2 evőkanál vaj;

6 evőkanál liszt;

Só, fehér bors ízlés szerint;

1/4 teáskanál őrölt szerecsendió;

Az elkészítés:

1. Az étel elkészítéséhez használhatunk padlizsánt (az eredeti görög recept szerint), vagy cukkinit, esetleg vegyesen (franciás változat). Karikázzuk a zöldséget kb. ujjnyi vastag darabokra, sózzuk, majd fektessük pár percre nedvszívó papírra és engedjük, hogy levet eresszen. Ne túl sokáig, mert nem célunk, hogy teljesen elveszítse a nedvességtartalmát. Kenjük be a szeletek mind két oldalát olíva olajjal, majd fektessük egy lapos tepsibe és a tűzhelyünk grill fokozatán grillezzük arany barnára. (Valószínű kétszeri alkalomra tudjuk majd az összes zöldséget előkészíteni.)Ha nincs mód grillezésre, nagy teflon serpenyőben is megpiríthatjuk a zöldségeket, viszont ekkor lényegesen több olajat szív fel és nehezebb lesz a kész étel;

2. Egy nagy serpenyőben olvasszunk vajat, tegyük rá az apróra vágott hagymát és fokhagymát, rövid ideig pároljuk, majd tegyük bele a darált húst forgassuk át, picit pirítsuk meg. Szórjuk meg fahéjjal, szerecsendióval és a vágott petrezselyemmel is. Adjuk hozzá a sűrített paradicsomot és a vörösbort, fedjük le és pároljuk 15-20 percet. Ez után vegyük le a tűzről és hagyjuk kihűlni, majd keverjük hozzá a felvert tojást;

3. A besamel mártáshoz olvasszuk a vajat egy közepesen mély edénybe, adjuk hozzá a lisztet, majd a tej felét. Kis habverővel keverjük simára. Közepes lángot használjunk, keverjük gyorsan a mártást, mert könnyen odaéghet és ha nem vagyunk elég gyorsak, könnyen csomós is maradhat. Adagoljuk folyamatosan a másik adag tejet, míg „puding sűrűségű” nem lesz. Sózzuk, borsozzuk ízlés szerint és hozzáadjuk a sajt 1/3-át amivel simára keverjük;

4. A muszaka összeállításához használjunk egy mélyebb tepsit, vagy üvegtálat. (Többször is ismételhetjük a rétegeket, én egyszer szoktam.) Osszuk a grillezett zöldséget 3 részre, tegyünk két részt az edény aljára, majd halmozzuk rá és terítsük el egyenletesen a ragut. Szórjuk a tetejére a sajtot, majd tegyük rá a maradék zöldséget. A megmaradt zöldséglevet mindenképpen öntsük rá! Kanalazzuk a tetejére a besamelt, simítsuk el és nagyon vékonyan hintsük meg szerecsendióval;

5. Tegyük be a sütőbe (kb. a sütőtér közepére) és 175 fokon süssük kb. 40 percet, míg a besamel nem kezd el barnulni;

6. Tálalás.Sokan főtt burgonyával tálalják én azonban forró pirítóst, vagy a boltokban kapható félkész baguette-t, zsömléket javaslok frissen, arany barnára sütve a muszaka mellé;

A jó rendezvényajánlat készítése

Pár bejegyzéssel korábban már írtam arról, hogy a rendezvényszervezés során hogyan jutnak el hozzám az ajánlatkérések, illetve pár szóban írtam egy fiktív rendezvényre szóló ajánlatkérésről is- ami sajnos nem ritka.
Most inkább arról szólnék, hogy szerintem milyen is a jól elkészített rendezvényajánlat?
Jó pár évvel ez előtt az volt a trend, hogy az ajánlat mindent tartalmazzon, azaz:

• jó terjengősen a helyszínek leírása;
• a vendéglátásra árkategóriánként legalább három menü;
• kiegészítő vendéglátó szolgáltatások és látványelemek, illetve ezek részletes leírása;
• fellépő és egyéb műsorötletek részletezése;
• több oldalon átívelő, költségtáblázatok.

Nem ritkán az ajánlat végén olvashattuk még a cég történetét, munkatársait és referenciáit is.....Ha mindenből legalább három különböző ajánlatot adunk, akkor így, nem ritkán közel 80 oldalas, "rendezvény regényt" nyújthattunk át Ügyfelünknek.

Tapasztalatom szerint az ajánlattal szembeni igények megváltoztak. A rendezvényajánlatnak tömörnek, célratörőnek és átláthatónak kell lenni. Aki cégen belül megkapja a rendezvény lebonyolítását, igen kevés ideje marad az összes beérkezett ajánlat részletes átnézésére. Egy jobb kép beszúrása néhány mondattal többet érhet egy igen részletes leírásnál. Legtöbb esetben a helyszíneknek van honlapja, aminek célszerű mellékelni a linkjét.
A vendéglátás ajánlathoz is elégséges lehet kategóriánként egy menüsor, ami a tervezett rendezvény jellegéhez igazítunk. Szerintem az ajánlatkérő ritkán olvas végig árkategóriánként három menüsort... A kiegészítő látványelemeket is elég pár szóban felsorolni és persze néhány jó képet mellé tenni.
Az ajánlott műsorokat is tömören foglaljuk össze, kerülve az elnyert díjakat és az elmúlt 5 év rendezvényfellépéseinek a részletes listáját, vagy a kiadott lemezek felsorolását...
Az elkészült ajánlat sokkal jobban "él", ha olyan képeket választunk, ami a potenciális helyszínt, rendezvény közben mutatja, megterített asztalokkal, színpaddal, dekorációval és személyzettel.
A rendezvényajánlat legfontosabb része a költségtáblázat. Ennek átláthatónak és korrektnek kell lennie. Az ajánlatadási stádiumban nehezen lehet olyan költségtáblázatot készíteni, ami "fillérre" megmutatja, hogy a rendezvény pontosan mennyiből valósítható meg. Változhat még a létszám, ki kell választani a menüt, a műsort, a technikai igényt meg kell határozni és még sok mást. Ezért célszerű úgy elkészíteni a költségvetést, hogy az ajánlatkéréshez legjobban igazodjon - így lesz ugyanis összehasonlítható a rendezvényre érkezett
többi ajánlattal. Ide viszont minden, Ügyfelünk által kevésbé ismert és a bekérésben nem szereplő költséget is célszerű beírni (energiaköltség, kitelepülési költségek, dekorációs költségek, útiköltségek, fellépők külön igényei..stb).
Ha az ajánlatot érdekesen, a lényegi dolgokra koncentrálva, rövidebben állítjuk össze, biztosan lesz alkalmunk személyesen is prezentálni, ahol bemutathatjuk még a sok-sok lehetőséget, ötletet, amivel színesíthetjük az adott rendezvényt.

MIX Club-Bar-Restaurant, egy különleges rendezvényhelyszín

Hol is van pontosan? Az Eiffel téren, a Nyugati pályaudvar mellett (A posta és a Nyugati között.) Adottságai egyedülállóak. Aki új, trendi helyszínt keres a rendezvényének, az jó eséllyel megtalálta. A legváltozatosabb rendezvények megszervezésére alkalmas: a különféle divatbemutatókon keresztül a céges partnerrendezvényeken át egészen a kisebb szimpóziumokig. Három részből áll: a klubból, a bárból és az étteremből - mint ahogy a neve is mutatja. A bár és az étterem egy légtér, a klubnak külön bejárata van. Mindegyik helység jól alakítható, átrendezhető.

Technikailag elég jól felszerelt, de persze arra is van mód, hogy a helyi technikai vezető segítségével többletfelszerelést rendeljünk. A személyzet hihetetlenül együttműködő és segítőkész. Ha hirtelen nincs ötlet azonnal, azt megoldják hamarosan.
Amire rendezvényszervezés szempontjából viszont érdemes figyelni, az a belső dizájn részét képező, élére állított plazma tévék...elég sok van belőlük és egy vezérlőről mennek. Itt a rendezvényszervező nem lehet elég okos. A rendezvény grafikai és egyéb anyagát - persze már ha használni szeretnénk a plazmákat - célszerű a technikai igazgató útmutatásai alapján elkészíttetni!  Nem szabad gondolkozni alternatívákon, mert csak fölösleges fejfájást okozunk magunknak - ez tapasztalat! A rendezvény előtt mindenképpen időben próbáljuk ki az elkészült prezentációt és grafikát, hogy szükség esetén még módosítani tudjunk rajta.

Ami az utóbbi évek egyik legkellemesebb élményét adta viszont, az a konyha. Eleve biztató, hogy a konyhában nincs mikró - mint ahogy az egyik felszolgáló udvariasan megjegyezte. Kivételesen meghívottként, volt alkalmam végigkóstolni a fogásokat. Az ételek a megfelelő hőmérsékleten voltak; a tálakat, meleg ételeket, desszerteket ízlésesen dekorálták. A büféasztal nem volt roskadásig megrakva, viszont - ami nagyon tetszett - folyamatosan frissítették. Az ízvilág is egyedülálló a rendezvényes vendéglátásban. Nem a már rendezvényeken megszokott, melegítőből kivett, picit egyen ízű fogásokat kóstoltam, hanem bizony frissen készült, gondosan fűszerezett, igényes menüsort ízlelhettem végig. Azokkal a rendezvényhelyszínekkel összehasonlítva, ahol saját meleg konyhát visznek mindenképpen az élmezőnyben végez a MIX. (A rendezvényre való kitelepülések persze más kategória, ott különlegesebb elvárásoknak kell megfelelni.)

Parkolás az irodaház parkolójában oldható meg, ezzel kapcsolatban mindenképpen érdemes a helyi rendezvényszervező tanácsát kérni.
Mindenképpen ajánlom, rendezvénytípustól függően sokat kell dolgozni, egyeztetni, de megéri.