Zenekarok, élőzene - biztos siker lehet

Gyakran színesítjük rendezvényeinket zenével. Elsősorban a vacsorák alkalmával élvezetes a kellemes élőzene. Zenét már hallgathatunk a vendégek érkezésekor, az étkezések alatt és természetesen a vacsorát követő műsor után is.
Érkezéskor és a vacsora alatt általában halk, könnyű zene az ajánlatos, míg az étkezést követően a hangosabb tánczene. Egy jó zenekar "érzi" a vendégek hangulatát együtt lélegzik a társasággal és ennek megfelelő zeneszámokat játszik. Sokszor előfordul, hogy a hangulat fokozódásával teljesítik a vendégek egyéni kívánságait is.

Pár dologra azonban érdemes ügyelnünk, amikor zenekart választunk és ajánlatot kérünk. Elöljáróban megjegyezném, hogy szerencsére sok jó zenész és zenekar van az országban. Talán egy kicsit a bőség zavarával is küszködünk.
Tehát, ha eldöntöttük, hogy zenekart hívunk a rendezvényre, nézzünk utána az interneten egy picit. Keressünk a zenekar weboldalán képeket, letölthető videókat,  zeneszámokat, nézzük meg a referenciákat (ezeket hívjuk is föl). Ez után nézzünk szét a fórumokon, hogy milyen információkat találunk ott. Ha a látottakat, hallottakat megfelelőnek tartjuk, jöhet az ajánlatkérés. A weblapon a legtöbbször megadják a kapcsolattartó elérhetőségeit. Leírjuk, vagy elmondjuk a rendezvényünk alapadatait (hol, mikor, kb.hány vendég részére, milyen stílusú zenét szeretnénk) és erre megkapjuk az ajánlatot. Gyakran formaválasz érkezik. Mindenképpen ellenőrizzük, hogy a megadott tiszteletdíj:

• tartalmazza-e az ÁFA-t;
• hány óra játékidőt foglal magában;
• a szállítást, utiköltséget, a  fel- és leszerelés költségét, kisegítők munkadíját tartalmazza-e?
• a fény- és hangtechnikai költség benne van-e?

Kérdezzünk rá, hogy szükséges-e gondoskodnunk a fellépők ellátásáról (étel-ital). Lehetőség szerint biztosítanunk kell egy öltözőt, valamint egy helységet, ahová szünetekben félrevonulhatnak a zenészek. Fontos tisztában lennünk a hosszabbítás lehetőségeivel és díjával, illetve a fizetési feltételekkel.
A zenekaroknál általános a 45-50 perces játékidő és az ezt követő 10-15 perces szünet. A szünetekre kérjünk gépi zenét - ezt általában nem is kell külön kérni, automatikusan kapjuk, de biztos, ami biztos, kérdezzünk rá.
Tipp: a szerződés aláírása előtt mindenképpen tartsunk helyszínbejárást, ahol a helyszín technikusa is jelen van! Kérdezzünk rá az áramvételi lehetőségre, feltételeire, a betelepülési útvonalra és arra, hogy mikor lehet elkezdeni a szerelést, illetve meddig kell befejezni a lepakolást. Fontos a hangpróbák egyeztetése is.
Ha mindezzel megvagyunk, érdemes elmenni egy olyan helyre, ahol a kiválasztott zenekarunk fellép és élőben is megnézhetjük, meghallgathatjuk a produkciót.
A fentieket betartva nem érhet minket meglepetés és biztos, hogy egy nagyon hangulatos rendezvényünk lesz.

Fingerfood a rendezvényeken

A fingerfood ételek általában egy falatként, evőeszköz nélkül elfogyasztható fogásokat jelentenek. A frissen elkészült hideg és meleg falatkákat a felszolgálók kínálják körbe tálcákon, vagy a büféasztalra vannak kitálalva. Elég gyakori, sőt, elvárható, hogy a különböző fingerfood fogásokhoz a  megfelelő mártásokat, önteteket kínáljanak, színesítve ezzel is az ízorgiát. A falatokat kézzel vesszük el a kínálótáltálcáról, vagy tálról és kistányéron, ugyancsak a kezünkkel fogyasztjuk el. A szalvétát a felszolgálóktól lapjuk, vagy a büféasztalon találunk. Ha rendezvényünkön a fogásokat felszolgálók kínálják, ajánlatos mindig mindent megkóstolni, hiszen a választék folyamatosan frissül. Kicsit olyan "mindent a szemnek" érzésünk lesz, hiszen nem vehetjük magunk elé az egész tálcát...bár nagyon szeretnénk.

A klasszikus fingerfood választéknak ezért megvannak a sajátságos korlátai is, ez pedig a mennyiség és a bőség. A rendezvényeken megszokhattuk a bőséges ételválasztékot,  ahol a rendezvényünk jellegétől függetlenül nem marad éhes vendég. A fingerfood esetében nem lehetünk ebben biztosak. Mindenkinek jut, mindenki megkóstolhat sokféle finom falatot, egyfajta gasztronómiai kirándulást tehet az ízek dzsungelében, de valószínű, hogy jutna még hely több fogásnak is. A hazai catering szolgáltatók többsége ezért azt találták ki, hogy a fingerfood választékhoz hagyományosabb, evőeszközzel fogyasztható fogásokat kínálnak. Ezzel a (magyaros)megoldással a klasszikus fingerfood-ok csupán a fogadó falatkák és a hideg-meleg előétel szerepét töltik be.
Ha viszont egy kötetlenebb koktélpartit szeretnénk, vagy egy előadás utáni könnyebb ebédet, a klasszikus fingerfood fogások utánozhatatlan, könnyed hangulatot adhatnak rendezvényeinknek.

Bizony felelősek vagyunk

Miért is pontosan? Elsősorban Ügyfeleinkért. Amikor megkapjuk a rendezvényt, nem csak egyszerűen munkát kapunk. Felelősséggel tartozunk Ügyfelünknek, akivel közvetlenül tartjuk a kapcsolatot és akinek szerepe volt abban, hogy kiérdemeljük a bizalmát. Rajta a cég szeme, őt fogják számon kérni a rendezvény sikeréért, hozzá futnak be a rendezvényszervezéssel kapcsolatos visszajelzések. Meggyőződésem, hogy akkor végezzük el tökéletesen a munkánkat, akkor lehet jó esélyünk a következő rendezvényre, ha a rendezvény visszajelzései erősítik Ügyfelünket a cégen belüli pozíciójában, nem a mi munkánkat ismerik el, hanem őt emelik ki és köszönik meg a sikeres szervező munkáját. Mi a háttérből nézzük és örülünk a sikernek.

Rendezvények, rendezvényszervezők

Szerintem erős tévhit, hogy egy rendezvényszervező vállalkozáshoz elég egy telefon és egy számítógép. Pedig sokan így képzelik el. A rendezvényszervezés ennél lényegesen összetettebb történet. Hogy a legfontosabbak közül emeljek ki néhányat:

- Nagyon jó vendéglátósnak lenni. Ismerni kell a kiajánlott menüket, vendéglátóipari trendeket, irányzatokat, hogy újabb és újabb ötletekkel lephessük meg Ügyfeleinket.

  - A szállodákban is otthonosan kell mozognunk. Tisztában kell lenni a szállodai értékesítési fogásokkal, hogy a legjobb árat és szolgáltatásokat érhessük el Ügyfeleinknek.
- Protokollismeret szinte kötelező! Hasznos és praktikus ötleteket adhatunk ezzel kapcsolatban.
- Szükséges néhány alapismeret a technikai berendezésekről, amit kiajánlunk, kiajánlhatunk.  Illetve arról a cégről is tájékozódni kell, akiktől ezeket béreljük (megvannak-e az engedélyei, milyen az eszközparkja)
- Élő kapcsolatokkal kell rendelkezni a fellépő művészekhez, előadókhoz, együttesekhez. (Sajnos nekem nem mindig vannak jó tapasztalataim a műsorközvetítő cégekkel kapcsolatban....)
- Ismerni kell egy csomó helyszínt. Ha sokat ismerünk, még többet kell bejárnunk. Fontos alapszabály: nem ajánlunk ki olyan helyszínt, ahol még nem voltunk személyesen.
- Járatosnak kell lenni a rendezvényekhez kapcsolódó jogszabályokban, előírásokban, rendeletekben.
- Pénzügyi és számviteli ismeretek. Hát ezek megléte nélkül egyszerűen nem nagyon volna szabad például ajánlatot kiadni...
- Kitűnő értékesítőnek kell lenni. Talán ez a legfontosabb. A rendezvényszervezés sikere a kifinomult ügyfélkapcsolati munkán alapul. Nagyon fontos, a kiváló kommunikációs képesség.
- Nélkülözhetetlen a tapasztalat. Bizony ám! Aki részt vett már egy pár rendezvényen, az még nem igazán nevezhető tapasztalatnak. Jó néhányan vágnak így bele egy vállalkozásba és adnak ki szakmai szemmel vállalhatatlan ajánlatokat.....
Amit felsoroltam, csak néhány elemi dolog, amivel egy felelős rendezvényszervezőnek rendelkezni kell.