Ajánlatkérések és egyéb jelenségek

Mi is történik, ha ajánlatkérést kapok egy rendezvényre? A legtöbb esetben ezt egy telefonhívás előzi meg, amikor is reménybeli Ügyfelem röviden elmondja, hogy honnan hallott a cégünkről, esetleg ki ajánlotta és milyen típusú rendezvényre szeretne ajánlatot kérni és annak kezdeti paramétereit. Én közben kérdezek és buzgón jegyzetelek. Valószínű, hogy Ügyfelünk több cégtől kér ajánlatot, így a telefonon elhangzottakról kapok egy brief-et. Ez így szerintem elég profi.
Ajánlatkérés a rendezvényre érkezik a weboldalunkról is. Pár kérdésre kell csupán válaszolni a legördülő menükből, ami nem több egy percnél és a rendszer máris kézbesítette. Ebben az esetben én keresem meg telefonon az Ügyfelemet, mert a megadott alapadaton kívül még jó pár kérdésem lesz, hiszen az elképzelésekhez a legjobban alkalmazkodó ajánlatot szeretném elkészíteni.

A következő fajta rendezvény ajánlatkérés, ha olyan érdeklődés érkezik a weboldalunkról, amikor a kapcsolattartáshoz webes email címet kapok (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb). Vagy a kérés közvetlen érkezik e-mailen, webes felületről (gmail, hotmail, citromail, freemail, aol...stb), egy cég nevében (amely cégnek egyébként megtalálható a weboldala az interneten, céges e-mail elérhetőséggel), akkor abból az ajánlatból nagy valószínűséggel  nem lesz rendezvény. Ekkor különösen fontos a telefonhívás, - ha kapok telefonszámot -  amikor is kiderül, hogy mennyire komolyak az ajánlatkérő szándékai.
Pár alkalommal előfordul, hogy diákok kapnak ilyen jellegű rendezvényszervezési házi feladatot. Bizonyára az ilyen feladatokat kitaláló tanároknak fogalmuk sincs arról, hogy mekkora munka egy felelős ajánlat megírása, hány embert foglalkoztatnak hiába és hány embernek okozhatnak ezzel kellemetlenséget. Egy rövid példa az ilyen jellegű rendezvényszervezés házi dolgozatokra: 200 fős, 3 napos konferencia Debrecenben. Nos, ha az ajánlatot ki szeretném dolgozni, akkor legalább 3 szállodától kell ajánlatot kérni szállásra, termekre, vendéglátásra, technikára. Ezen a munkán szállodánként foglalkozzon egy értékesítő. A transzferre is két ajánlat a minimum, ott is egy ember foglalkozik vele cégenként. Programok estére, esetleg szállodán kívüli programok, ajándékok, nyomdai árajánlatok....stb., ami mind-mind az általunk készítendő végső ajánlat része. Amíg ezeket bekérjük, finomítjuk és összeállítjuk a kész anyagot, kb., 10-12 embert mozgattunk meg és eltöltöttünk vele egy csomó időt. A semmire. És persze nekünk kell megírni a lemondó levelet, minek nyomán a heti meetingeken az értékesítők beszámolnak, hogy miért is bukták el, az egyébként teljesen esélytelen rendezvényt. Ez egyébként egy megtörtént eset. Persze az ajánlatkérés stílusából egyből látszott, hogy fiktív rendezvényekről van szó. A diákoknak, nyilván segítettem elkészíteni a házi dolgozatot. Ezzel a kis kitérővel csupán annyit szerettem volna mondani, hogy gyakran olyan tanárok tanítják a rendezvényszervezést, akik még egy percet sem töltöttek ebben a szakmában...

Miért is lehet jó mégis a rendezvényszervező?

Vannak olyan rendezvények, amit simán meg lehet szervezni cégen belül. Egy meetingre lefoglalni egy szállodai különtermet, kávészünetet és esetleg egy ebédet rendelni hozzá csupán pár telefon és egy-két levélváltás. Ha pedig rendszeres az esemény akkor az egy rendezvényre jutó szervezési idő is lényegesen rövidebb. Más a helyzet akkor, ha egy összetettebb rendezvényről,  pl. konferenciáról, partnertalálkozóról, családi napról beszélünk, ahol több részletet és programelemet kell egyeztetni, lepróbálni, jó pár alvállalkozót bevonni, műsort, szállást, transzfert és még sok egyebet szervezni. Ekkor szerintem már szükség van a rendezvényszervezőre. Hangsúlyozom, ha rendezvényszervezőről van szó, akkor csakis tapasztalt, megbízható szakemberekről beszélhetünk.

A rendezvények megszervezését a cégeknél általában mindig egy olyan munkatárs "nyeri meg", aki gyakran 24 órát dolgozik a 8-ból, tehát a feladatai mellé nem pont a rendezvényszervezés hiányzik igazán. Saját munkájával nem tud megfelelően foglalkozni, ajánlatok bekérésére és elemzésére nem nagyon jut ideje, de a rá bízott rendezvénnyel haladni kell. Ilyenkor előfordulhat, hogy az alkudozással együtt járó konfliktushelyzetek elkerülése miatt a könnyebb ellenállás felé hajlik és talán nem a legmegfelelőbb helyszín kerül kiválasztásra, a cateringnél is találhatnánk jobbat, a dekorációról, a fellépőkről, a technikai egyeztetésről, ár-érték arányról már nem is beszélek. Ekkor már érdemes lehet rendezvényszervezői szolgáltatást igénybe venni és lehet beszélni arról a szakmaiságról és felelősségről, amit a rendezvényszervező átvállal. Abban az esetben végezzük jól a munkánkat, ha a cégnél, a megbízó munkatársat, a sikeres rendezvénnyel elismeréshez, gratulációkhoz juttatjuk.

Sok olyan ajánlatkérés érkezik, amiről már a telefonbeszélgetés első pár mondatában tudni lehet, hogy ebből nem lesz megbízás. Vagy a könyvelésnek van szüksége ajánlatokra, vagy ötletgyűjtés történik éppen. Lehet, hogy az én ötletem lesz a befutó, de a rendezvényt cégen belül szervezik meg. Érdemes átgondolni, hogy megéri-e kockáztatni? Tényleg nyer-e a cég azzal, ha nem vesz igénybe rendezvényszervezőt? A rendezvényszervező sok esetben jobb árakat ér el a szolgáltatóknál, alvállalkozóknál, így a szolgáltatás gyakorlatilag nem drágítja a rendezvényt, a színvonal, a siker garantált és persze a felelősség is a miénk.

Sok függ ám a helyszíntől is

Mikor hozzálátunk az adott rendezvény megszervezéséhez, talán a legnagyobb kezdeti kihívás, a megfelelő helyszín kiválasztása. Ez persze nagyban függ  a rendezvény típusától, de gyakorlatilag mindig körültekintően figyelembe kell venni a következőket, ha már megtaláltuk az ideális helyszínünket:
- Hol is van a helyszín, milyen a megközelíthetősége? Parkolási lehetőség van-e?
- Mennyibe kerül? Ez bizony érzékeny pont és legtöbbször ez dönti el, hogy alkalmas lesz-e a helyszín. Ha van terembérleti díj, fontos, hogy mi van benne (bútorok, technika, energiaköltség, takarítás, ruhatár, mosdók használata, fűtés, esetleg színpad, ki- és bepakolás időtartama). Szerintem súlyos hátránnyal indul az a helyszín, aki magas bérleti díjat kér és az nem tartalmazza a felsorolt tételeket, vagy egy részét. Tapasztalat, hogy legjobb ár-értéket a szállodák nyújtják, különösen akkor, ha a rendezvény szobafoglalással is jár.
- Milyen kizárólagos szolgáltatók vannak a helyszínen? Ide első sorban a vendéglátás, a technika és a dekoráció vállalkozóit sorolnám. Nem nagyon szokott ezzel gond lenni, csak akkor, ha megszoktunk már egy céggel, vagy cégekkel dolgozni és nem szívesen váltunk. Járt utat a járatlanért.... Ekkor jön a lelépési díjról való egyezkedés. (Kivéve a szállodák, mert ott nincs is esély külsős céget bevinni....mondjuk meg őszintén, nincs is rá szükség.)

- Milyen programok vihetők be? Itt elsősorban a helyszín biztonsági előírásait kell egyeztetni a rendezvény tervezett programjával.
- A legtöbb rendezvénynek jelentősebb energiaigénye lehet. Itt meg kell vizsgálni, hogy a ház mit és mennyiért tud biztosítani.
- A rendezvényszervezés szempontjából igen fontos, hogy a rendezvényünk időpontjához képest mennyi idővel előbb kapjuk meg a helyszínt (betelepülés, építés) és mennyi időnk lesz kipakolni?
- Mik a fizetési és lemondási feltételek? Ez helyszínenként igen különböző lehet. Mindenképpen érdemes egyeztetni.
- Kártérítési kötelezettségek. Szerencsére ritkán fordul elő, hogy a rendezvény ideje alatt kár keletkezik a helyszínen. Jobb ezt a bérleti szerződésben előre egyeztetni.

Rendezvény a Sofitelben

 Tipp: Nagyon sok helyszínkereső és helyszín közvetítő oldalt találunk az interneten, amelyek elég jól bemutatják a helyszínt; leírják az alapadatokat és fényképeket is találunk. Ennek ellenére semmiképpen ne ajánljunk helyszínt anélkül, hogy személyesen nem voltunk még ott és nem győződtünk meg a leírtak valódiságáról. Ajánlott még akkor is elmenni, ha már volt ott rendezvényünk és ismerjük a helyszínt.
És ez is bizony a mi feladatunk, része a rendezvényszervezői munkánknak.