2013. szeptember 13., péntek

Pályázatok, tapasztalatok, fölösleges körök

Ott kezdeném, hogy 2011-ben kaptuk az első olyan "rendezvény" felkérést, aminek a költségeit az ügyfél pályázati pénzből szerette volna elnyerni. Azaz egy fillér sem volt a rendezvényre. Nagyjából arról szólt a kiírás, hogy egy rendezvénnyel be kellett volna mutatni az egészséges táplálkozást, életmódot, cégen belüli sporteseményeket szervezni, mintegy családi nap hangulatot teremteni. Az elnyerhető pénz max. 10M Ft! Nem semmi. Namost, ismerve a hazai pályázati viszonyokat, ennek, de egy részének is az elnyerési esélye igen-igen csekély, inkább konvergál a nulla felé. Ugyanakkor irgalmatlan munka, nem kevés költség és fél raklap papír ennek a pályázati anyagnak az elkészítése. Arra viszont nem kaptunk ígéretet, hogy a pályázat esetleges elnyerésekor mi kaphatjuk a szervezés lehetőségét. Ha pedig - mint telefonon megkaptuk információként - a pályázat nem nyer, természetesen rendezvény sincs. Nem mi voltunk az egyedüliek, jó pár cég kapott meghívást, tudtommal senki sem élt a lehetőséggel, mi sem vágtunk bele.


Ezen kezdet után megsokasodtak a hasonló bekérések, közbeszerzési megkeresések. Általában tréningek, továbbképzések, szimpóziumok helyszíneit keresték, minimális vendéglátással, erősen korlátozott italfogyasztással. Néha szállodai szobafoglalással, transzfer igényekkel. Van, mikor csak egy táblázatot kapok, hogy töltsem ki.... A létszám a bekérések alapján ritkán haladta meg az alkalmankénti kb.100 főt. Az esetek többségében ígéretes, az egész évet átfogó rendezvénysorozatoknak látszottak.... Az lett gyanús, hogy soha sem nyertünk. Bármilyen alaposan egyeztettünk, a kidolgozott és elküldött ajánlatokra igen kevés (1 db) kivétellel még választ sem kaptunk. Megpróbáltam szűrni. Ahol nem vették fel a telefont többszöri hívásra sem - nem adtunk ajánlatot. Ahol csak hosszas beszélgetés alapján tudták beazonosítani, hogy miért is telefonálok - oda sem adtunk ajánlatot. Volt, ahol nagyon készségesen, egyből elmagyarázták, hogy mit is várnak - oda küldünk ajánlatot. Így sem nyertünk el egy munkát sem. Tehát az adott ajánlatok csupán egy pályázat tartalmi mellékleteként szolgáltak, mindenféle valós felkérési szándék nélkül! Okulva ebből, ebben az évben már nem adunk ilyen jellegű felkérésekre ajánlatot :).
Összegyűjtöttem pár gondolatot, hogy mik az árulkodó jelek a "pályázati rendezvény" jellegű bekéréseknél:
  • A megszólítás: Tisztelt Hölgyem/Uram! - ez azt jelenti, hogy a Google találati listájából az első kb.20 rendezvényszervező cégnek elküldték a levelet és a nagy számok törvénye értelmében majd csak érkezik valahonnan ajánlat.
  • Láthatóan gyorsan gépelt, általános megfogalmazások - pl. szállás szállodában (hány csillag? egy, vagy több ágyas szobák?); kétszeri étkezés (büfé, felszolgált, hideg, meleg?), kétszer kávészünet (egyszerű? bővített?), terem pl. 50 főre (milyen berendezés? technikai igény?)...stb;
  • Az aláírásban telefonszám nincs, csak e-mail cím;
  • Ha teljesen földtől elrugaszkodott feltételeket tartalmaz a kiírás. Pl.: 600 fős konferencia helyszínkereséssel, meghívók kiküldésével, előadók szervezésével stb. két körös versenyeztetéssel....3 hét alatt;
  • Ha sikerül fölhívni az ajánlatkérőt, szinte már oda is ígéri a rendezvényt, szinte rábeszél az ajánlatadásra. Viszont még ígéret sem hangzik el a leendő rendezvény megnyerési esélyeivel kapcsolatban;
  • Megkapjuk a fix költségkeretet, amit egy összegben, a rendezvényt követően kell (kellene) kiszámlázni és relatív gyors, 8 napos fizetési határidő az ígéret. Előleg persze nem lehetséges.
A fentiek az én tapasztalataim. Nem törvényszerű, hogy minden hasonló bekérés csak fölösleges kör. Lehet belőle munka - elméletileg - csak valahogy nekem még egy sem jött így össze. :)