2011. augusztus 10., szerda

Hol is tartanak most a rendezvények?

Nyár van, legalább is a naptár szerint. A nyár elején már kiadtunk egy pár ajánlatot rendezvényekre, de a rendezvényszervezés még nem kezdődött, nem kezdődhetett még el. Augusztus 20-ig tartanak általában a szabadságok, majd mikor mindenki visszaért, akkor porolódnak le a pár hónappal korábban kért ajánlatok.


Véleményem szerint nem árthat azonban néhány olyan rendezvényre odafigyelni, melyek 1,5-2 hónap múlva lehetnek aktuálisak. Ilyen rendezvények a kisebb konferenciák, szimpóziumok, szemináriumok, továbbképzések, vagy esetleg az őszre tervezett családi napok és csapatépítések. Elsősorban a helyszínek miatt ajánlott, hogy kezdjünk mozgolódni. Az utóbbi években alkalmazkodnunk kellett ahhoz, hogy a rendezvényekről általában az utolsó pillanatok egyikében születnek döntések. Erre rendezvényhelyszínek - főleg a szállodák - azt találták ki, hogy bevezetik a "First comes – First served" rendszert, azaz nincsenek opciós várakozó listák, hanem az a rendezvényszervező kapja meg a helyszínt az adott dátumra, aki előbb szerződik, illetve előbb fizeti ki az előleget. a rendszer mindenképpen csökkenti a helyszínek "két szék között a padló" kockázatát, ugyanakkor több munkát ad a rendezvényszervezőnek, mert több alternatív helyszínt kell keresni. Azt a tényt, hogy a helyszín alkalmazza-e ezt a rendszert, mindenképpen el kell mondani az Ügyfélnek, hiszen nagyon kellemetlen lehet, ha a döntés pillanatában már elvitték a helyszínt.
Hogy ezt kiküszöböljük és Ügyfelünknek ne okozzunk kellemetlenséget, persze van pár alkalmazható módszer.
Nem ritka, hogy az év végi és karácsonyi céges rendezvényekre már augusztus végén adunk ajánlatot. Ekkor még ugyan nem késtünk el semmivel, de ha biztosra akarunk menni, már most le kell foglalnunk a helyszíneket és a fellépőket.
Tipp 1: jó zenekart december kiemelt időpontjaira már nagyon nehéz találni november elején;
Tipp 2: a legjobb stand up fellépőket decemberre már szeptemberben le kell foglalni;
Tipp 3: mi ezeket meg tudjuk oldani:)