Sok függ ám a helyszíntől is

Mikor hozzálátunk az adott rendezvény megszervezéséhez, talán a legnagyobb kezdeti kihívás, a megfelelő helyszín kiválasztása. Ez persze nagyban függ  a rendezvény típusától, de gyakorlatilag mindig körültekintően figyelembe kell venni a következőket, ha már megtaláltuk az ideális helyszínünket:
- Hol is van a helyszín, milyen a megközelíthetősége? Parkolási lehetőség van-e?
- Mennyibe kerül? Ez bizony érzékeny pont és legtöbbször ez dönti el, hogy alkalmas lesz-e a helyszín. Ha van terembérleti díj, fontos, hogy mi van benne (bútorok, technika, energiaköltség, takarítás, ruhatár, mosdók használata, fűtés, esetleg színpad, ki- és bepakolás időtartama). Szerintem súlyos hátránnyal indul az a helyszín, aki magas bérleti díjat kér és az nem tartalmazza a felsorolt tételeket, vagy egy részét. Tapasztalat, hogy legjobb ár-értéket a szállodák nyújtják, különösen akkor, ha a rendezvény szobafoglalással is jár.
- Milyen kizárólagos szolgáltatók vannak a helyszínen? Ide első sorban a vendéglátás, a technika és a dekoráció vállalkozóit sorolnám. Nem nagyon szokott ezzel gond lenni, csak akkor, ha megszoktunk már egy céggel, vagy cégekkel dolgozni és nem szívesen váltunk. Járt utat a járatlanért.... Ekkor jön a lelépési díjról való egyezkedés. (Kivéve a szállodák, mert ott nincs is esély külsős céget bevinni....mondjuk meg őszintén, nincs is rá szükség.)

- Milyen programok vihetők be? Itt elsősorban a helyszín biztonsági előírásait kell egyeztetni a rendezvény tervezett programjával.
- A legtöbb rendezvénynek jelentősebb energiaigénye lehet. Itt meg kell vizsgálni, hogy a ház mit és mennyiért tud biztosítani.
- A rendezvényszervezés szempontjából igen fontos, hogy a rendezvényünk időpontjához képest mennyi idővel előbb kapjuk meg a helyszínt (betelepülés, építés) és mennyi időnk lesz kipakolni?
- Mik a fizetési és lemondási feltételek? Ez helyszínenként igen különböző lehet. Mindenképpen érdemes egyeztetni.
- Kártérítési kötelezettségek. Szerencsére ritkán fordul elő, hogy a rendezvény ideje alatt kár keletkezik a helyszínen. Jobb ezt a bérleti szerződésben előre egyeztetni.

Rendezvény a Sofitelben

 Tipp: Nagyon sok helyszínkereső és helyszín közvetítő oldalt találunk az interneten, amelyek elég jól bemutatják a helyszínt; leírják az alapadatokat és fényképeket is találunk. Ennek ellenére semmiképpen ne ajánljunk helyszínt anélkül, hogy személyesen nem voltunk még ott és nem győződtünk meg a leírtak valódiságáról. Ajánlott még akkor is elmenni, ha már volt ott rendezvényünk és ismerjük a helyszínt.
És ez is bizony a mi feladatunk, része a rendezvényszervezői munkánknak.