Most inkább arról szólnék, hogy szerintem milyen is a jól elkészített rendezvényajánlat?
Jó pár évvel ez előtt az volt a trend, hogy az ajánlat mindent tartalmazzon, azaz:
- jó terjengősen a helyszínek leírása;
- a vendéglátásra árkategóriánként legalább három menü;
- kiegészítő vendéglátó szolgáltatások és látványelemek, illetve ezek részletes leírása;
- fellépő és egyéb műsorötletek részletezése;
- több oldalon átívelő, költségtáblázatok.
Tapasztalatom szerint az ajánlattal szembeni igények megváltoztak. A rendezvényajánlatnak tömörnek, célratörőnek és átláthatónak kell lenni. Aki cégen belül megkapja a rendezvény lebonyolítását, igen kevés ideje marad az összes beérkezett ajánlat részletes átnézésére. Egy jobb kép beszúrása néhány mondattal többet érhet egy igen részletes leírásnál. Legtöbb esetben a helyszíneknek van honlapja, aminek célszerű mellékelni a linkjét.
A vendéglátás ajánlathoz is elégséges lehet kategóriánként egy menüsor, ami a tervezett rendezvény jellegéhez igazítunk. Szerintem az ajánlatkérő ritkán olvas végig árkategóriánként három menüsort... A kiegészítő látványelemeket is elég pár szóban felsorolni és persze néhány jó képet mellé tenni.
Az ajánlott műsorokat is tömören foglaljuk össze, kerülve az elnyert díjakat és az elmúlt 5 év rendezvényfellépéseinek a részletes listáját, vagy a kiadott lemezek felsorolását...
Az elkészült ajánlat sokkal jobban "él", ha olyan képeket választunk, ami a potenciális helyszínt, rendezvény közben mutatja, megterített asztalokkal, színpaddal, dekorációval és személyzettel.
A rendezvényajánlat legfontosabb része a költségtáblázat. Ennek átláthatónak és korrektnek kell lennie. Az ajánlatadási stádiumban nehezen lehet olyan költségtáblázatot készíteni, ami "fillérre" megmutatja, hogy a rendezvény pontosan mennyiből valósítható meg. Változhat még a létszám, ki kell választani a menüt, a műsort, a technikai igényt meg kell határozni és még sok mást. Ezért célszerű úgy elkészíteni a költségvetést, hogy az ajánlatkéréshez legjobban igazodjon - így lesz ugyanis összehasonlítható a rendezvényre érkezett
többi ajánlattal. Ide viszont minden, Ügyfelünk által kevésbé ismert és a bekérésben nem szereplő költséget is célszerű beírni (energiaköltség, kitelepülési költségek, dekorációs költségek, útiköltségek, fellépők külön igényei..stb).
Ha az ajánlatot érdekesen, a lényegi dolgokra koncentrálva, rövidebben állítjuk össze, biztosan lesz alkalmunk személyesen is prezentálni, ahol bemutathatjuk még a sok-sok lehetőséget, ötletet, amivel színesíthetjük az adott rendezvényt.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése